Кейс: QR Учет имущества в сети заправок

Кейс: QR Учет имущества в сети заправок

Профиль клиента и масштаб

Клиент — компания розничной продажи топлива с разветвлённой сетью порядка 100 автозаправочных станций. Объекты территориально распределены и существенно удалены от центрального офиса, что усложняет регулярный контроль имущества и проведение инвентаризаций «по единому стандарту». На каждой станции эксплуатируется широкий набор технологического и офисного оборудования, а также торговая инфраструктура магазина при АЗС. По оценке клиента, количество единиц учёта достигает более 2000 на объект, что делает ручные процедуры инвентаризации крайне трудоёмкими и уязвимыми к ошибкам.

Цель внедрения формулировалась прагматично: обеспечить прозрачный QR учет имущества в сети заправок, минимизировать потери времени и риски расхождений, а также создать управляемый процесс инвентаризации, который работает даже в условиях отсутствия Интернета.

Бизнес-проблема до внедрения

До старта проекта учёт имущества опирался на разрозненные реестры и локальные практики на местах. Это приводило к типовым последствиям:

• разные формы учёта и разная детализация по станциям
• высокий риск дублирования, пропусков и “человеческого фактора”
• сложность идентификации однотипного оборудования (особенно при перемещениях и заменах)
• длительные сроки сверки и консолидации результатов в центральном офисе
• зависимость от качества связи: в ряде регионов мобильный Интернет нестабилен или отсутствует в отдельных зонах

Для сети АЗС критично, чтобы инвентаризация не “останавливалась” из-за связи: станция должна выполнить работу в своём темпе, а центральный офис — получить единый консолидированный результат и понятный список расхождений.

Требования клиента к решению

В проекте были зафиксированы ключевые требования:

• инвентаризация имущества и оборудования на каждом объекте с большим объёмом позиций
• поддержка технологического оборудования АЗС и торгового оборудования магазина
• работа в режиме отсутствия Интернета с последующей синхронизацией
• фотофиксация объектов учёта для упрощения идентификации и проверки
• использование мобильных телефонов Android и iOS
• развёртывание корпоративной версии QR Учет имущества на сервере заказчика (on-premise)
• работа мобильного приложения через мобильный Интернет с учётом нестабильного подключения

Что внедрили: единый контур учёта + QR-маркировка

Ключевым элементом решения стала практичная связка: реестр имущества → QR-этикетка → мобильная инвентаризация → синхронизация результатов. Этикетки с QR-кодами были сформированы и подготовлены в программе QR Учет имущества, после чего использованы для маркировки объектов на станциях.

Чтобы упростить старт и стандартизировать карточки объектов, реестр был структурирован по типам имущества и правилам идентификации. В рамках сети АЗС это особенно важно, потому что часть оборудования однотипна, а отличия могут быть только в серийном номере, месте установки или комплектации.

Типы имущества, которые вошли в контур учёта, включали:

• технологическое оборудование АЗС (узлы и элементы инфраструктуры, обслуживаемые на станции)
• торговое оборудование магазина при АЗС (витрины, холодильное оборудование, кассовые узлы и периферия)
• офисное оборудование (ПК, принтеры, МФУ, сетевое оборудование)
• хозяйственный инвентарь и оснащение помещений
• средства измерения и вспомогательное оборудование, требующее регулярной проверки/контроля

Фотофиксация стала обязательным инструментом: сотрудник на месте не просто “подтверждает наличие”, а прикрепляет изображение, которое помогает центральному офису быстрее разбирать спорные случаи и ускоряет идентификацию при замене/перемещениях.

Как организовали процесс инвентаризации

Проектировался не только функционал, но и регламент выполнения работ. При распределённой сети важно, чтобы процесс был повторяемым: одна и та же логика на каждой станции, понятная роль ответственных, единый формат результата.

Сценарий внедрения и запуска выглядел так:

• развёртывание корпоративной версии QR Учет имущества на сервере заказчика и настройка доступов
• формирование структурированного реестра имущества по станциям и подготовка шаблонов карточек
• генерация и печать QR-этикеток в системе, маркировка объектов на местах
• настройка мобильного приложения для работы через нестабильный мобильный Интернет и режим “без связи”
• обучение ответственных на АЗС и в центральном офисе: сканирование, фотофиксация, правила обработки расхождений
• запуск пилота на части станций, корректировка регламента, затем тиражирование на всю сеть

Ключевое требование “инвентаризация без Интернета” было обеспечено организационно и технически: сотрудник может выполнять сканирование и фиксацию данных на объекте, а при появлении устойчивого соединения результаты передаются в центральный контур. Это снимает зависимость от качества связи и позволяет не срывать сроки инвентаризаций.

Что получил бизнес: управляемость, скорость и доказательная база

По итогам внедрения клиент получил единый, воспроизводимый процесс, где инвентаризация перестала быть разовым стрессом и стала управляемой процедурой контроля. Для сети АЗС особенно ценным стало сочетание QR-маркировки и мобильной работы: фактическое наличие подтверждается на месте быстро, а центральный офис видит результат по всей сети в сопоставимом виде.

Ключевые эффекты от QR учета имущества в сети заправок:

• ускорение инвентаризаций за счёт сканирования QR-кодов вместо ручного поиска позиций в списках
• снижение ошибок идентификации однотипного оборудования благодаря QR-меткам и фото
• возможность выполнять инвентаризацию даже при отсутствии связи с последующей синхронизацией
• более прозрачная консолидация результатов по 100 станциям и быстрый анализ расхождений
• повышение дисциплины учёта: стандартизированные карточки, единые правила подтверждения наличия
• упрощение проверок и внутренних расследований по спорным объектам за счёт фотофиксации

Итог

Данный проект показал, что для распределённой топливной сети критичны два фактора: стандартизация данных и независимость от связи на местах. QR Учет имущества в сети заправок в корпоративном контуре на сервере заказчика и с мобильными приложениями Android/iOS позволил выстроить инвентаризацию как регулярный управленческий процесс: прозрачный для центрального офиса, понятный для сотрудников АЗС и устойчивый к реальным условиям эксплуатации, включая нестабильный мобильный Интернет.