Программа для инвентаризации QR Учет имущества

Для автоматизации инвентаризации и учета имущества мы предлагаем программный комплекс «QR Учет имущества». Решение объединяет веб-приложение, мобильное приложение и инструменты интеграции с системами на платформе 1С:Предприятие 8. Веб-приложение может работать в нашем дата-центре или быть развернуто на серверах заказчика.

Такая архитектура позволяет организовать единый процесс работы с имуществом: вести реестр активов, хранить карточки объектов, планировать инвентаризации, проводить проверки непосредственно на местах, фиксировать ремонты и обслуживание и передавать результаты между мобильными устройствами, веб-системой и 1С.

Комплекс может использовать оборудование для считывания штрихкодов, QR-кодов и RFID-меток. Конкретная схема работы зависит от задач заказчика, используемой маркировки и существующей учетной системы.

Как устроена система QR Учет имущества

Архитектура решения состоит из трех основных компонентов:

Веб-приложение — центральная система для ведения реестра имущества, карточек объектов, инвентаризаций, ремонтов и контроля.
Мобильное приложение — рабочий инструмент сотрудников непосредственно в помещениях, на складе, производственной площадке или другом месте нахождения имущества.
1С:Предприятие 8 — отдельная конфигурация либо расширение типовой конфигурации для организаций, которые хотят связать инвентаризацию и оперативный учет имущества с существующей системой 1С.

Компоненты могут использоваться совместно. Например, сведения об имуществе ведутся в 1С или веб-приложении, сотрудник проводит инвентаризацию со смартфона или терминала сбора данных, а результаты проверки передаются обратно в учетную систему.

Такой подход позволяет не создавать отдельный изолированный процесс инвентаризации, а встроить его в общую систему управления имуществом.

Веб-приложение: центральная система учета имущества

Веб-приложение QR Учет имущества используется для ведения данных об активах и организации основных процессов работы с ними.

В нем можно хранить реестр имущества, работать с цифровыми карточками объектов, планировать контрольные мероприятия, регистрировать заявки на ремонт и использовать сведения об объектах при проведении инвентаризации.

Веб-приложение становится центральной точкой, в которой собирается информация об имуществе и его текущем состоянии.

Реестр активов

Основой системы является единый реестр имущества.

Для каждого объекта можно хранить учетные данные, сведения о местонахождении, состоянии и другие характеристики, необходимые организации для работы с активами.

Главная задача реестра — дать сотрудникам единый источник данных вместо нескольких независимых таблиц и списков.

Когда объект перемещается, ремонтируется или участвует в инвентаризации, изменения относятся к конкретному активу. Благодаря этому информация об имуществе остается связанной с его карточкой и может использоваться в следующих операциях.

Цифровая карточка актива

Каждый объект учета имеет собственную цифровую карточку.

В ней могут храниться:

описание объекта;
технические характеристики;
фотографии;
инструкции и документы;
данные о местонахождении;
сведения об эксплуатации;
история перемещений;
история ремонтов;
информация, необходимая для идентификации имущества.

Карточка позволяет собрать сведения об объекте в одном месте и использовать их не только при инвентаризации, но и в ежедневной работе сотрудников.

При сканировании QR-кода, штрихкода или другой используемой метки сотрудник может перейти непосредственно к нужному объекту, а не искать его вручную в общем списке.

Планирование обслуживания

Для оборудования и других активов, которым требуется регулярное обслуживание, в системе можно организовать планирование контрольных мероприятий.

Это позволяет связать объект учета не только с его местонахождением, но и с эксплуатационными процессами.

Для каждого актива можно хранить информацию, необходимую специалистам при обслуживании, а результаты выполненных работ сохранять в истории объекта.

В результате реестр имущества используется не как статичный список, а как рабочая база данных об эксплуатации активов.

Заявки на ремонт

Если оборудование требует ремонта, сотрудник может зарегистрировать соответствующую заявку.

Заявка связывается с конкретным объектом, поэтому специалисту не приходится дополнительно выяснять, о каком оборудовании идет речь.

В карточке можно использовать сведения об объекте, его характеристиках и предыдущих ремонтах. Это упрощает взаимодействие между сотрудниками, которые обнаружили неисправность, и подразделением, отвечающим за обслуживание.

Планирование и проведение инвентаризации

Одна из ключевых задач системы — организация инвентаризации имущества.

В программе можно подготовить проверку, определить перечень объектов или места хранения, провести фактическую сверку и затем проанализировать результаты.

Во время инвентаризации сотрудник идентифицирует имущество при помощи маркировки. Система сопоставляет обнаруженный объект с данными реестра.

Это помогает разделить объекты на понятные категории: имущество найдено, не подтверждено во время проверки либо требует уточнения учетных данных.

Вместо ручного сведения нескольких файлов организация получает результаты проверки, связанные непосредственно с объектами реестра.

Мобильное приложение: работа непосредственно с имуществом

Мобильное приложение используется там, где физически находится имущество.

Его можно установить на устройства Android и iOS, а также использовать на терминалах сбора данных под управлением Android.

Сотруднику не требуется возвращаться к стационарному компьютеру после проверки каждого объекта. Основные действия выполняются непосредственно в помещении, на складе или другой площадке.

Через мобильное приложение можно проводить инвентаризацию, работать с карточками имущества, создавать заявки на ремонт и контролировать связанные с объектами процессы.

Сканирование вместо ручного поиска

Одна из основных задач мобильного приложения — быстро определить, с каким именно объектом работает сотрудник.

Для этого используется сканирование маркировки.

В зависимости от принятой архитектуры и используемого оборудования система может работать со:

штрихкодами;
QR-кодами;
RFID-метками.

После считывания идентификатора приложение связывает физический объект с соответствующей записью системы.

Это особенно важно при работе с большим количеством однотипного имущества. Несколько компьютеров, мониторов, инструментов или единиц оборудования могут выглядеть одинаково, но в системе они должны оставаться отдельными объектами учета.

Инвентаризация на смартфоне или терминале сбора данных

Во время проверки сотрудник последовательно обходит помещения и считывает маркировку объектов.

Это позволяет сократить количество ручного поиска в ведомостях и повторного ввода данных.

При этом мобильное приложение используется не отдельно от системы учета: результаты проверки передаются в веб-приложение или связанное решение на платформе 1С.

Таким образом, мобильное устройство становится рабочим инструментом инвентаризационной комиссии или ответственного сотрудника, а не отдельным хранилищем результатов.

Данные об объекте всегда под рукой

При работе с имуществом сотруднику может быть недостаточно увидеть только название и инвентарный номер.

В мобильном приложении могут быть доступны сведения из карточки объекта:

фотографии;
документация;
инструкции;
история перемещений;
история ремонтов;
чек-листы контроля состояния;
другие данные, используемые организацией.

Это позволяет применять одну систему не только для периодической инвентаризации, но и для текущей эксплуатации имущества.

Работа с 1С:Предприятие 8

Для организаций, которые уже ведут основные средства, материалы, товары или инвентарь в 1С, программный комплекс можно интегрировать с существующей учетной средой.

QR Учет имущества может использоваться вместе с конфигурацией на платформе 1С:Предприятие 8 или расширением типовой конфигурации 1С.

Это позволяет сохранить привычную учетную систему и дополнить ее инструментами для пообъектного учета, маркировки и мобильной инвентаризации.

Расширение существующего учета в 1С

Для части имущества бухгалтерского или количественного учета недостаточно.

Например, организации может потребоваться индивидуально контролировать недорогую технику, инвентарь или оборудование, которое учитывается количественно, но фактически существует в виде отдельных физических единиц.

Инструменты QR Учет имущества позволяют дополнить такой учет индивидуальными объектами и идентификаторами.

Это дает возможность работать с конкретной единицей имущества независимо от того, как она представлена в бухгалтерском учете.

Единый реестр активов

В связке с 1С можно организовать общий реестр активов и использовать его как основу для инвентаризации.

В системе можно учитывать не только объекты, которые находятся на балансе, но и другое имущество, которое организация хочет контролировать поштучно.

Это может быть важно для оборудования, инвентаря и других объектов, для которых требуется понимать фактическое наличие, местонахождение и историю использования.

Комплектация сложных объектов

Отдельная задача возникает при учете оборудования, состоящего из нескольких компонентов.

Система позволяет учитывать комплектацию и связывать отдельные элементы со сложным объектом.

Такой подход удобен, когда недостаточно подтвердить наличие устройства целиком и необходимо понимать, из каких компонентов оно состоит.

Подготовка инвентаризации в 1С

Инвентаризацию можно планировать с учетом структуры организации.

Проверки могут формироваться, например, по местам хранения или материально ответственным лицам.

После подготовки задания сотрудник проводит фактическую проверку в мобильном приложении, а результаты могут возвращаться в систему 1С для дальнейшей работы.

Это позволяет соединить учетную информацию и фактическое обследование имущества в одном процессе.

Печать QR-кодов и штрихкодов

Для идентификации имущества можно формировать и печатать этикетки с QR-кодами или штрихкодами.

Этикетка связывает физический объект с его карточкой в системе.

После маркировки объект можно находить при помощи сканирования и использовать этот идентификатор при инвентаризации, перемещении, ремонте и других операциях.

Для печати могут использоваться специализированные принтеры этикеток.

Как компоненты работают вместе

Основное преимущество архитектуры программного комплекса заключается не в наличии трех отдельных приложений, а в том, что они решают разные части одной задачи.

Веб-приложение хранит и систематизирует информацию об имуществе.

Мобильное приложение связывает эту информацию с физическими объектами непосредственно на местах.

1С позволяет встроить процессы учета и инвентаризации в существующую корпоративную учетную систему.

Типовой сценарий может выглядеть следующим образом:

данные об имуществе создаются или загружаются в систему;
каждому контролируемому объекту присваивается идентификатор;
на имущество наносится QR-код или другая используемая маркировка;
ответственный сотрудник формирует задание на инвентаризацию;
проверяющий обходит помещения со смартфоном или терминалом сбора данных;
маркировка объектов считывается мобильным приложением;
результаты передаются в центральную систему;
ответственные сотрудники анализируют расхождения;
уточненные сведения продолжают использоваться при дальнейшей эксплуатации имущества.

В результате инвентаризация становится частью постоянного учета, а не отдельной процедурой, после которой данные снова расходятся между несколькими системами.

Развертывание в дата-центре или на серверах заказчика

Веб-часть решения может работать в нашем дата-центре либо быть развернута в инфраструктуре заказчика.

Выбор архитектуры зависит от требований организации к размещению системы и существующей IT-инфраструктуры.

При проектировании решения важно заранее определить:

где будет находиться центральная база;
какая система является основным источником данных об имуществе;
требуется ли интеграция с 1С;
какие сотрудники будут работать через веб-интерфейс;
какие сотрудники будут использовать мобильное приложение;
какие типы маркировки применяются;
какое оборудование необходимо для считывания меток.

Такой подход позволяет подобрать архитектуру под существующий процесс, а не перестраивать работу организации вокруг отдельного приложения.

Для каких задач подходит программный комплекс

QR Учет имущества можно использовать там, где организации необходимо контролировать конкретные физические объекты и связывать их с цифровым реестром.

Система объединяет несколько процессов:

ведение реестра активов;
индивидуальную идентификацию имущества;
хранение цифровых карточек;
инвентаризацию;
контроль местонахождения;
учет комплектации;
ремонт;
обслуживание;
контрольные мероприятия;
работу сотрудников непосредственно с объектами через мобильное приложение;
обмен данными с решениями на платформе 1С.

Организация может использовать только необходимые ей элементы и выстроить архитектуру решения с учетом уже существующих учетных систем.

Автоматизируйте инвентаризацию без создания отдельной учетной среды

Если имущество уже учитывается в 1С, нет необходимости полностью переносить существующий учет в новую систему только ради мобильной инвентаризации. Если единого реестра пока нет, его можно организовать в веб-приложении. А сотрудники, которые работают непосредственно с активами, могут получать доступ к данным через мобильное приложение.

Таким образом, программный комплекс «QR Учет имущества» связывает центральный реестр, физические объекты и сотрудников, которые выполняют инвентаризацию и эксплуатационные операции.

Посмотрите возможности программы QR Учет имущества и выберите архитектуру решения для вашей организации.

Мобильное приложение для учета имущества

Мобильное приложение QR Учет имущества дает возможность проводить инвентаризацию, работать со списками объектов, выдавать и перемещать имущество между местами хранения, контролировать качество работ при помощи чек листов.

Для проведения инвентаризации по QR кодам на все объекты учета наклеивается этикетка с QR кодом и краткой информацией. Задание на проведение инвентаризации создается в 1С, а проводить инвентаризацию можно при помощи мобильного телефона с установленной программой QR Inventory

Имущество может находиться в самых разных местах. Система QR Inventory позволяет вести справочник мест хранения и распределить по местам хранения все имущество. Местом хранения может быть здание, помещение, кабинет, рабочее место или передвижное рабочее место

Учет имущества по материально ответственным лицам

Учет по материально ответственным лицам предполагает контроль передачи ответственности за сохранность объектов учета, управление передачей ответственности и результатов инвентаризации

Программа QR Inventory позволяет систематизировать и хранить информацию об объектах учета. Сложные узлы или агрегаты можно учитывать отдельно и в составе комплекта. Полную информацию можно получить отсканировав QR код мобильным телефоном.

Имущество требует обслуживания, для ТО необходимы расходные материалы и запасные части. При этом важно проконтролировать полноту выполнения работ. QR Inventory позволяет планировать обслуживание, регистрировать аварийные поломки, управлять ремонтной диспетчерской и контролировать выполнение работ в приложении на смартфоне.

Чек-листы в системе QR Inventory используются для контроля полноты выполнения заданий. Заданием может быть выполнение планового ремонта, проведение регламентных работ или генеральная уборка номера в гостинице.

Инвентаризация по штрих кодам предполагает использование этикеток, которые печатаются из программы 1С и терминалов сбора данных (ТСД) для считывания кодов на объектах учета

Программный комплекс: QR Учет имущества