Веб-приложение для учета имущества по QR-кодам

Единая система для контроля имущества, оборудования и основных средств

Веб-приложение для учета имущества «QR Учет имущества» помогает организациям контролировать фактическое наличие, местоположение, состояние и движение материальных ценностей.

В системе можно вести централизованный реестр имущества, создавать цифровые карточки объектов, печатать QR-метки, закреплять имущество за сотрудниками и подразделениями, проводить инвентаризацию, регистрировать неисправности и хранить историю ремонтов.

Веб-приложение используется совместно с мобильным приложением «QR Учет имущества». Сотрудники сканируют QR-коды непосредственно на объектах, подтверждают наличие имущества, обновляют его состояние, добавляют фотографии и передают результаты проверки в единую систему.

Решение подходит для учета основных средств, оборудования, мебели, техники, инструментов, инвентаря и имущества, установленного на территории клиентов.

Получите единый цифровой реестр и актуальную информацию о каждом объекте имущества.

Почему бухгалтерской системы недостаточно для оперативного учета имущества

Бухгалтерские и корпоративные учетные системы обычно содержат наименование объекта, инвентарный номер, первоначальную стоимость и сведения об ответственном подразделении.

Однако этих данных недостаточно для ежедневного контроля.

Учетная запись может существовать, но ответственные сотрудники не всегда могут быстро определить:

где имущество находится фактически;
кто использует объект в настоящий момент;
когда проводилась последняя проверка;
исправно ли оборудование;
требуется ли техническое обслуживание;
перемещался ли объект между подразделениями;
находится ли имущество в офисе, на складе или у клиента;
какие фотографии и документы относятся к объекту.

Особенно сложно организовать контроль, если имущество распределено между несколькими филиалами, офисами, складами, магазинами, гостиницами, производственными площадками или объектами клиентов.

Веб-приложение для учета имущества устраняет разрыв между бухгалтерскими данными и реальным состоянием объектов. Сотрудники получают единый инструмент для оперативного учета, а руководство — достоверную информацию для контроля и принятия решений.

Централизованный электронный реестр имущества

учет имущества по мстам хранения

Веб-приложение формирует единый электронный реестр имущества организации. Вместо разрозненных таблиц, бумажных журналов и локальных файлов сотрудники работают с общей базой данных.

Для каждого объекта создается отдельная цифровая карточка.

В карточке можно хранить:

наименование и категорию имущества;
инвентарный, серийный и заводской номер;
дату приобретения и стоимость;
технические характеристики;
фотографии объекта;
текущее состояние;
статус эксплуатации;
подразделение и местоположение;
ответственное лицо;
сведения о передаче и перемещении;
гарантийные документы;
историю осмотров, обслуживания и ремонтов;
дату последней инвентаризации;
прикрепленные файлы и документы.

Единый реестр позволяет финансовой службе, административным подразделениям, специалистам по эксплуатации и ответственным сотрудникам работать с актуальной информацией.

Все изменения сохраняются в системе. Это позволяет проследить историю объекта и определить, когда, кем и на каком основании были изменены его данные.

Цифровая карточка имущества с QR-кодом

веб приложение QR Инвентаризация

Каждому объекту в веб-приложении присваивается уникальный QR-код. Метка размещается непосредственно на оборудовании, мебели, технике или другом объекте учета.

После сканирования QR-кода сотрудник открывает цифровую карточку имущества на мобильном устройстве.

В зависимости от предоставленных прав пользователь может:

проверить сведения об объекте;
подтвердить фактическое наличие;
уточнить местоположение;
изменить состояние;
добавить фотографию;
зарегистрировать перемещение;
зафиксировать неисправность;
создать заявку на ремонт;
подтвердить выполнение работы;
оставить примечание;
просмотреть документы и историю объекта.

QR-код позволяет быстро идентифицировать имущество без ручного поиска и ввода длинных инвентарных номеров.

Цифровая карточка становится единым источником информации об объекте на протяжении всего срока его эксплуатации.

Контроль местоположения имущества

Веб-приложение для учета имущества поддерживает многоуровневую структуру местоположений.

Имущество можно привязать к:

организации;
филиалу;
городу;
зданию;
этажу;
кабинету;
помещению;
складу;
торговой точке;
производственному участку;
гостинице;
объекту клиента;
сервисной площадке.

Ответственные сотрудники видят текущее местоположение объекта и историю его перемещений.

При передаче имущества между сотрудниками, подразделениями или объектами информация обновляется в цифровой карточке. Система помогает определить, где объект находится сейчас, где он находился ранее и кто отвечал за него в конкретный период.

Это упрощает поиск имущества и снижает риск потери оборудования при внутренних перемещениях.

Закрепление имущества за ответственными лицами

Объект можно закрепить за сотрудником, подразделением, филиалом, клиентом или местом эксплуатации.

В системе сохраняется история операций:

выдача имущества сотруднику;
передача между ответственными лицами;
перемещение между подразделениями;
установка на объекте клиента;
возврат на склад;
направление в ремонт;
возврат после ремонта;
замена;
списание.

История операций помогает установить ответственность за сохранность имущества и сократить количество спорных ситуаций.

Руководитель может проверить, кто использует объект, когда он был передан и в каком состоянии находился на момент передачи.

Учет оборудования, размещенного у клиентов

Веб-приложение подходит компаниям, которые устанавливают собственное оборудование на территории клиентов.

К такому имуществу могут относиться кофемашины, холодильники, торговые витрины, вендинговые автоматы, терминалы, кассовое оборудование, рекламные конструкции, сервисные устройства и другие технические объекты.

Оборудование остается собственностью организации, но фактически находится вне ее территории. Это усложняет контроль наличия, состояния и своевременности обслуживания.

В веб-приложении каждый объект связывается с конкретным клиентом, адресом установки, ответственным лицом и планом обслуживания.

Во время выезда специалист может отсканировать QR-код, подтвердить наличие оборудования, проверить его состояние, добавить фотографии, зарегистрировать ремонт и назначить следующую дату обслуживания.

Компания получает актуальные сведения даже в том случае, если оборудование распределено между десятками или сотнями объектов клиентов.

Инвентаризация имущества с помощью мобильного приложения

Веб-приложение для учета имущества позволяет проводить инвентаризацию по QR Кодам без ручной сверки бумажных ведомостей.

Сотрудники используют мобильное приложение и сканируют QR-метки непосредственно в помещениях, на складах, в филиалах или на объектах клиентов.

Во время инвентаризации можно подтвердить наличие объекта, проверить ответственное лицо, уточнить местоположение, зафиксировать состояние и добавить фотографию.

Система показывает:

какие объекты уже проверены;
какое имущество не обнаружено;
какие объекты находятся не на своем месте;
где выявлено расхождение по ответственному лицу;
какое оборудование повреждено;
какие объекты требуют дополнительной проверки.

Результаты инвентаризации сопоставляются с данными электронного реестра.

Такой подход ускоряет проверку, сокращает количество ошибок и помогает сформировать достоверные результаты по всей организации.

Учет технического обслуживания и ремонта

Веб-приложение может использоваться не только для хранения сведений и инвентаризации, но и для управления эксплуатацией оборудования.

В системе можно планировать профилактические осмотры, регистрировать неисправности, создавать заявки на ремонт и хранить историю выполненных работ.

Для каждого объекта можно зафиксировать:

дату выявления неисправности;
описание проблемы;
фотографии повреждений;
назначенного исполнителя;
плановую дату ремонта;
выполненные работы;
использованные запасные части;
прикрепленные акты и счета;
дату возврата в эксплуатацию;
итоговое состояние оборудования.

Полная история обслуживания помогает оценивать надежность оборудования, контролировать сроки ремонта и принимать решения о дальнейшем использовании, замене или списании объекта.

Документы и фотографии в карточке имущества

К цифровой карточке можно прикреплять документы и файлы, относящиеся к конкретному объекту.

Это могут быть:

технические паспорта;
инструкции;
сертификаты;
гарантийные документы;
счета и накладные;
акты приема-передачи;
договоры;
фотографии;
отчеты о ремонте;
акты выполненных работ;
документы о соответствии;
иные материалы.

Сотрудникам не требуется искать документы в электронной почте, сетевых папках или бумажных архивах.

Все сведения хранятся непосредственно в карточке имущества и доступны пользователям в соответствии с их правами.

Импорт данных из Excel

Для первоначального заполнения реестра существующие сведения об имуществе можно загрузить из Excel.

Перед импортом определяется структура данных, состав обязательных полей, категории имущества, местоположения и ответственные лица.

Загрузка позволяет перенести в систему уже сформированные перечни основных средств и оборудования без повторного ручного ввода.

После импорта данные могут быть дополнены фотографиями, техническими характеристиками, QR-кодами, документами и историей эксплуатации.

Интеграция с бухгалтерскими и корпоративными системами

Веб-приложение для учета имущества может работать совместно с действующими информационными системами организации.

При необходимости можно организовать обмен с бухгалтерской системой, корпоративной учетной системой или внутренним программным обеспечением заказчика.

Веб-приложение не обязательно заменяет бухгалтерский учет. Оно дополняет его функциями оперативного контроля:

идентификацией имущества по QR-кодам;
учетом фактического местоположения;
мобильной инвентаризацией;
фиксацией технического состояния;
контролем ответственных лиц;
хранением фотографий;
учетом обслуживания и ремонтов;
отслеживанием перемещений.

Бухгалтерская система продолжает использоваться для финансового и регламентированного учета, а веб-приложение обеспечивает контроль имущества непосредственно на местах эксплуатации.

Мобильное приложение «QR Учет имущества»

Мобильное приложение используется сотрудниками, которые работают с имуществом непосредственно в помещениях, на складах, в филиалах и на выездных объектах.

Приложение позволяет сканировать QR-коды, открывать цифровые карточки, проводить инвентаризацию, подтверждать местоположение, добавлять фотографии и регистрировать выполненные действия.

Мобильное приложение подключается к серверу веб-приложения через API.

Через API выполняются:

авторизация пользователей;
получение данных об имуществе;
загрузка заданий;
передача результатов сканирования;
обновление местоположения;
изменение состояния объекта;
регистрация неисправностей;
загрузка фотографий и документов;
передача результатов выполненных работ;
синхронизация данных с веб-приложением.

Для работы мобильного приложения сервер должен быть доступен с используемых мобильных устройств.

Доступ может быть организован через интернет, корпоративную сеть, VPN или другую защищенную сетевую инфраструктуру заказчика.

Варианты поставки веб-приложения

Веб-приложение «QR Учет имущества» может предоставляться в облаке по модели SaaS или устанавливаться на сервере заказчика.

Вариант размещения выбирается с учетом требований к безопасности, внутренней инфраструктуре, хранению данных, доступности системы и порядку сопровождения.

Облачная поставка SaaS

При облачном варианте система размещается на серверной инфраструктуре поставщика.

Заказчик получает готовое веб-приложение и доступ к нему через браузер. Мобильное приложение подключается к облачному серверу через защищенный API.

Облачная поставка позволяет быстрее запустить систему и не требует от заказчика самостоятельного развертывания серверных компонентов.

Поставщик обеспечивает размещение веб-приложения, работу базы данных и установку обновлений в соответствии с условиями предоставления сервиса.

SaaS-поставка подходит организациям, которым требуется быстрый запуск без создания собственной серверной инфраструктуры.

Установка на сервере заказчика

Веб-приложение может быть установлено в локальной инфраструктуре, центре обработки данных или частном облаке заказчика.

Такой вариант подходит организациям, которым необходимо самостоятельно контролировать хранение данных, резервное копирование, сетевой доступ и серверное оборудование.

Поддерживаются следующие варианты серверной инфраструктуры:

Windows Server, IIS и Microsoft SQL Server;
Linux, Apache и PostgreSQL.

Конкретная конфигурация сервера определяется с учетом количества пользователей, числа объектов имущества, объема фотографий и документов, интенсивности обмена с мобильным приложением и требований к производительности.

Требования при установке на сервере заказчика

Для локального развертывания заказчик предоставляет необходимую серверную и сетевую инфраструктуру.

Как правило, требуется:

виртуальный или физический сервер;
поддерживаемая серверная операционная система;
установленный и настроенный сервер базы данных;
веб-сервер IIS или Apache;
DNS-имя для веб-приложения;
SSL-сертификат для защищенного соединения;
сетевой доступ пользователей к веб-приложению;
доступ мобильных устройств к API;
средства резервного копирования базы данных и файлов;
технический доступ для установки и настройки системы.

Для веб-приложения необходимо предоставить доменное или внутреннее DNS-имя, например:

assets.company.ru

SSL-сертификат должен соответствовать указанному имени веб-приложения.

При использовании внутреннего корпоративного сертификата заказчик должен обеспечить доверие к центру сертификации на компьютерах и мобильных устройствах пользователей.

Использование SSL и HTTPS

Обмен данными между браузером, мобильным приложением и сервером может выполняться только по защищенному протоколу HTTPS.

SSL-сертификат необходим для:

шифрования передаваемых данных;
защиты учетных данных пользователей;
безопасной загрузки фотографий и документов;
подтверждения подлинности сервера;
корректного подключения мобильного приложения к API.

Не рекомендуется публиковать веб-приложение или API во внешней сети без использования HTTPS.

SSL-сертификат может быть установлен непосредственно на сервере веб-приложения или на промежуточном сервере, через который публикуется система.

Использование обратного прокси-сервера

При необходимости веб-приложение и API могут публиковаться через обратный прокси-сервер — reverse proxy.

Обратный прокси принимает внешние запросы пользователей и мобильных приложений, а затем передает их внутреннему серверу системы.

Такую схему можно использовать для:

публикации локального веб-приложения в интернете;
завершения SSL-соединения;
перенаправления запросов на внутренний сервер;
ограничения внешнего доступа;
ведения журналов запросов;
размещения нескольких систем на одном внешнем адресе;
распределения нагрузки;
дополнительной защиты внутренней инфраструктуры.

В качестве обратного прокси может использоваться Nginx, Apache, IIS Application Request Routing или другое решение, принятое в инфраструктуре заказчика.

При такой схеме пользователи и мобильное приложение обращаются к единому HTTPS-адресу, а обратный прокси передает запросы веб-приложению и API во внутренней сети.

Для каких организаций подходит веб-приложение

Веб-приложение для учета имущества может использоваться организациями различных отраслей.

Решение подходит для:

производственных предприятий;
торговых и ресторанных сетей;
гостиниц и санаториев;
складских и логистических компаний;
медицинских учреждений;
образовательных организаций;
строительных компаний;
сервисных организаций;
управляющих компаний;
арендных предприятий;
государственных и муниципальных учреждений;
компаний, размещающих оборудование у клиентов.

Система может применяться как для учета имущества одного офиса, так и для централизованного управления объектами в нескольких организациях, филиалах и регионах.

Преимущества веб-приложения для учета имущества

Использование единой веб-системы помогает организации:

создать централизованный электронный реестр;
отказаться от разрозненных таблиц;
контролировать фактическое местоположение имущества;
закреплять объекты за ответственными лицами;
ускорить инвентаризацию;
выявлять отсутствующее и перемещенное имущество;
учитывать оборудование на территории клиентов;
хранить документы и фотографии;
контролировать обслуживание и ремонты;
сохранять историю операций;
повысить прозрачность работы филиалов;
обеспечить доступ к системе через браузер;
подключить мобильных сотрудников через API.

Финансовая служба получает подтверждение фактического наличия имущества. Эксплуатационные подразделения контролируют состояние оборудования. Руководители видят актуальную информацию по всей организации.

Как проходит внедрение

Внедрение веб-приложения может включать анализ действующего порядка учета, подготовку структуры справочников, загрузку данных, настройку прав пользователей и маркировку имущества QR-кодами.

Основные этапы проекта:

анализ задач и действующего реестра;
выбор облачной или локальной поставки;
подготовка серверной инфраструктуры;
настройка организаций, подразделений и местоположений;
импорт имущества из Excel;
настройка карточек и справочников;
формирование и печать QR-меток;
подключение мобильного приложения;
обучение пользователей;
проведение первой инвентаризации;
настройка интеграций при необходимости.

Состав и продолжительность работ зависят от количества объектов, числа подразделений, состава данных и требований заказчика.

Получите реальный контроль над имуществом

Веб-приложение «QR Учет имущества» — это не просто электронный список основных средств и оборудования.

Система связывает учетную запись с реальным объектом, его QR-кодом, местоположением, ответственным лицом, техническим состоянием и историей эксплуатации.

Руководители получают централизованный веб-интерфейс для контроля имущества. Сотрудники используют мобильное приложение для работы непосредственно на объектах. Обмен данными между мобильным приложением и сервером выполняется через защищенный API.

Система может работать в облаке по модели SaaS или быть установлена на сервере заказчика на базе Windows Server, IIS и Microsoft SQL Server либо Linux, Apache и PostgreSQL.

В результате организация может в любой момент определить:

какое имущество находится на учете;
где расположен каждый объект;
кто за него отвечает;
когда проводилась последняя проверка;
в каком состоянии находится оборудование;
какие ремонты выполнялись;
какие объекты требуют обслуживания, замены или списания.

Оставьте заявку на демонстрацию веб-приложения «QR Учет имущества» и оцените возможности системы на примере вашей организации.

Мобильное приложение для учета имущества

Мобильное приложение QR Учет имущества дает возможность проводить инвентаризацию, работать со списками объектов, выдавать и перемещать имущество между местами хранения, контролировать качество работ при помощи чек листов.

Для проведения инвентаризации по QR кодам на все объекты учета наклеивается этикетка с QR кодом и краткой информацией. Задание на проведение инвентаризации создается в 1С, а проводить инвентаризацию можно при помощи мобильного телефона с установленной программой QR Inventory

Имущество может находиться в самых разных местах. Система QR Inventory позволяет вести справочник мест хранения и распределить по местам хранения все имущество. Местом хранения может быть здание, помещение, кабинет, рабочее место или передвижное рабочее место

Учет имущества по материально ответственным лицам

Учет по материально ответственным лицам предполагает контроль передачи ответственности за сохранность объектов учета, управление передачей ответственности и результатов инвентаризации

Программа QR Inventory позволяет систематизировать и хранить информацию об объектах учета. Сложные узлы или агрегаты можно учитывать отдельно и в составе комплекта. Полную информацию можно получить отсканировав QR код мобильным телефоном.

Имущество требует обслуживания, для ТО необходимы расходные материалы и запасные части. При этом важно проконтролировать полноту выполнения работ. QR Inventory позволяет планировать обслуживание, регистрировать аварийные поломки, управлять ремонтной диспетчерской и контролировать выполнение работ в приложении на смартфоне.

Чек-листы в системе QR Inventory используются для контроля полноты выполнения заданий. Заданием может быть выполнение планового ремонта, проведение регламентных работ или генеральная уборка номера в гостинице.

Инвентаризация по штрих кодам предполагает использование этикеток, которые печатаются из программы 1С и терминалов сбора данных (ТСД) для считывания кодов на объектах учета

Веб-приложение для учета имущества