Сличительная ведомость результатов инвентаризации: особенности заполнения

Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно материальных ценностей (ТМЦ) является довольно распространённой в практике учета. Составляют её в случае обнаружения недостач или излишков во время ревизии. Расскажем подробнее об особенности заполнения, правилах корректного ведения и практического использования.

Зачем нужны сличительные документы?

Сравнительная ведомость результатов инвентаризации это отчет, использующийся для отражения итогов ревизии ТМ ценностей вне зависимости от объёма пересчитанных единиц товаров или имущества, а также от особенностей работы бухгалтера. В нее обязательно включаются такие данные:

• недостача, выявленная по конкретному активу (обязательству);
• установленные при пересчете избытки;
• в случае, если недостач (излишков) не установлено, это обстоятельство так же учитывается.

Заполняются результаты инвентаризации ОС на основании получаемых из инвентаризационных сличительных описей данных, вносимых туда непосредственно во время ревизии. К примеру, использоваться данные из форм ИНВ-1А (по нематериальным активам), ИНВ-1 (все, по балансовым фондам и средствам), ИНВ-3 (по ревизии ТМ ценностей). Бланки по формам ИНВ-1А и ИНВ-3 заполняются по стандартизированным форм либо разрабатываться в организации самостоятельно, принимая во внимание требования, предъявляемые к первичной бухгалтерской документации. В компании могут применяться документы следующих видов:

• самостоятельно разработанная и учитывающая особенности предприятия и требования со стороны контролирующих органов;
• унифицированного формата (ИНВ-19 для ТМЦ, ИНВ-18 в случае учета нематериальных активов).

В случае, если форма этой бумаги в вашей фирме разрабатывается бухгалтером самостоятельно, она обязательно должна быть учтена и внесена в учетную политику предприятия (п.4 ст.9 ФЗ-402).

Главные нюансы практического применения

В процессе ведения сличительных инвентарных ведомостей (это касается форм ИНВ-18 и 19) следует обязательно иметь в виду следующие обстоятельства:

• акты всегда ведутся в двух экземплярах, имеющих равную законную силу. Первый остается после проведения ревизии у сотрудника, участвующего в ней со стороны компании и материально ответственного, закрепленного за конкретным объектом (помещением). Второй отправляется в бухгалтерский отдел организации для использования при проводках в качестве оправдательной документации и на ответственное хранение на установленный срок;
• для проведении ревизии имущества и активов, выведенных за баланс, составляется отдельно от того, что учитывает основные средства и активы, находящиеся на балансе;
• порядок использования и иных действий с отчетами устанавливается в локальном нормативном акте. Чаще всего в этой роли выступает положение о проведении инвентаризаций.

В положении о инвентаризациях устанавливаться различные нормы. К примеру, здесь фиксируются нормы, отталкиваясь от которых сличительные инвентарные ведомости ведутся на основании выявленных недостач (избытков) пересчитываемых материальных средств либо нематериальных активов. Министерство финансов рекомендует составлять такой документ исключительно в случае обнаружения расхождений (как недостач, так и излишков). Это установлено в ч.1 п.4 Приказа Минфина РФ № 49 от 13 июня 1995 года. К иным категориям норм и правил, устанавливаемых положением о инвентаризациях, можно отнести такие:

• порядок формирования актов в бумажном и электронном виде;
• регламент защиты от несанкционированных корректировок;
• регламент внесения поправок.

Итоги проводимой ревизии (вне зависимости, что именно на ней подвергается пересчёту: основные или нематериальные активы, обязательства организации) должны отражаться в актах по факту её завершения и обобщенного учёта обнаруженных недостач либо излишков. Обычно их составляют по факту окончания отчётного временного периода (месяца, квартала, финансового года). Отчётность по факту ревизий можно выразить в собственных формах либо использоваться унифицированные бумаги. В случае составления собственной документации, она обязательно вносится в учётную политику компании. Самым распространённым унифицированным вариантом является бумага по форме ИНВ-26. Фактически, его нельзя назвать сличительной инвентарной ведомостью, однако он крайне важен для систематизации всех результатов за выбранный отчётный период.

Сведения, которые нужно обязательно указать в ведомости по ИНВ-18

Состоит ведомость ИНВ-18 из двух главных частей, обязательных к заполнению:

1. В начальной части указываются такие данные:

• сведения об организации, в которой будет проводиться ревизия: полное название и реквизиты, род деятельности и иные важные сведения, позволяющие идентифицировать фирму;
• информация о проводимой ревизии и её причинах — обоснование и дата инвентаризации;
• номер инвентарной ведомости и дата её составления.
• в случае, если в организации используются внутренние коды проведения операций учётного плана, то указывается код инвентаризации. Если такого не предусмотрено, то код не указывается, вместо него ставится прочерк.
  
  2. Во второй табличной части, указывается информация о выявленных в процессе ревизии расхождениях. Данные указываются в разрезе конкретных подходов к бухгалтерскому учёту. В каждой строке таблицы указывается наименование (либо код, если есть) пересчитываемого актива, количество по данным бухучёта и фактическое количества. В случае выявления расхождений также указывается количество недостающих (излишних) активов, которые выявить инвентаризация.

Заполненная после инвентаризации ведомость обязательно подписывается сотрудником бухгалтерского отделаи материально ответственным лицом, за которым закреплено имущество, учитываемое в ревизии.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что сличительные ведомости результатов ревизий в компаниях являются важными для актуализации информации о материальных и нематериальных активах, имеющихся на балансе предприятия. Составляться она может самостоятельно либо использоваться из списка унифицированной бухгалтерской документации.