Инвентаризация основных средств

Алгоритм выполнения инвентаризации основных средств (ОС) очень детально прописан в законодательстве. В данной статье будут рассмотрены следующие вопросы:

1. Как часто проводятся проверки ОС на наличие?
2. Каков перечень ее основных элементов?
3. Что входит в список оформляемых документов?
4. Какие проводки требуется выполнить по итогам проверки?

Общий алгоритм действий включает планирование, подготовку сличительной ведомости, проверку фактического наличия, регистрация результатов и отражение результатов в учете. Мы предлагаем на всех этапах учета имущества использовать программы для проведения инвентаризации.

Понятие инвентаризации основных средств

Ревизионная процедура, служащая для проверки сохранности собственности предприятия, называется инвентаризацией. Ее содержание выражается в сравнении реальных активов с информацией из бухгалтерского учета. Проверяется фактичское наличие объектов имущества.

Последовательность выполнения инвентаризации регулируется рядом правительственных указов:

• распоряжение Минфина за No49 от 13.06.1995 года о методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых договоренностей;
• распоряжение Минфина за номером 34н от 29.07. 1998 года о правилах ведения бухучета в России;
• федеральный закон «О бухгалтерском учете» за No402 от 6.12.2011 года.

Необходимо вести проверку не только личного, но и хранимого или арендованного имущества. Процедура проходит в месте размещения собственности под контролем сотрудника, несущего материальную ответственность, либо главы коллектива, когда ведется проверка коллективной собственности.

Длительность выполнения инвентаризации основных средств

Проверка ОС проходит по алгоритму, заданному приказом об учетной политике организации. Вдобавок проверки допускаются в ситуациях, когда они выступают обязательной процедурой по положениям пунктов 26 и 27 распоряжения Минфина за номером 34н:

• в момент продажи ОС;
• в момент их сдачи во временное владение;
• во время покупки гос или муниципальной организации;
• при передаче материальной ответственности;
• в момент обнаружения фактов воровства;
• после пожара или буйства стихии;
• при перестройке фирмы;
• в преддверии формирования годового бухгалтерского отчета (не менее 1 раза в трехлетку, библиотечных фондов не реже 1 раза в пятилетку).

Иногда инвентаризация может носить незапланированный характер по распоряжению главы компании, например, для пресечения попыток воровства. С точки зрения масштабности, она бывает сплошного и выборочного типа. По способу реализации проверки бывают:

1. Натурального вида. Они заключаются в непосредственном контроле наличия учитываемых объектов.

2. Документального вида. Проверяется наличие по учетным регистрам компании.

Формы для документальной фиксации итогов инвентаризации ОС могут быть унифицированными или спроектированными лично фирмой с закреплением в приказном порядке.

Любой документ компонуется в двух копиях. Одна отправляется в бухгалтерию, другая передается материально ответственному сотруднику.

Ревизия ОС фирмы исполняется не мене раза в трехлетку, а инвентаризация библиотечных фондов не менее раза в пятилетку.

Даты осуществления инвентаризации устанавливаются фирмой лично. Обычно она выполняется в преддверии годовой отчетности. При всем том существую ситуации, когда компания обязана провести срочную инвентаризацию. Их перечень закреплен на законодательном уровне:

• сдача имущества во временное пользование;
• переустройство предприятия;
• ликвидация;
• продажа собственности;
• передача материальной ответственности другому лицу или смена руководителя организации. Кроме того проверка может быть проведена по запросу рабочих, или при убытии боле 50% членов коллектива для лиц, участвующих в договоре коллективной ответственности;
• выявление случаев воровства или порчи;
• в преддверии составления годовой отчетности;
• ЧП.

Этапы проведения инвентаризации

Регламент проверки определяет глава предприятия в приказе, руководствуясь актуальными законами.

В приказе о начале проведения отмечается:

1. Место выполнения проверки,
2. Сроки проведения инвентаризации и подведения результатов,
3. Председатель и состав комиссии,
4. Масштаб охвата инвентаризационного имущества,
5. Причина проведения проверки,
6. Дата сдачи документации в бухгалтерию и отражения результатов.

В команду участников, направленную для инвентаризации, обычно входит представитель бухгалтерского отдела, сотрудник, несущий материальную ответственность за инспектируемый объект, рабочие, представители руководства и прочие лица.

Приказ фиксируется в учетном журнале по инвентаризации ИНВ-23, принятый постановлением 88. Далее он вручается главе инспекционной команды.

Накануне проверки требуется убедиться в существовании:

• технических паспортов;
• инвентарных карточек учета ОС и других учетных реестров с проверкой точности отображенных в них сведений;
• бумаг сдачи ОС в наем или документов о взятии имущества во временное пользование.

При надобности учетные бумаги можно подвергнуть коррекции или дополнить.

Инвентаризация основных средств обычно проходит в три шага:

1. В фирме создается инспекционная комиссия. Ее контингент утверждается в приказе о начале проверки по форме ИНВ-22 главой компании. В команду проверяющих рекомендуется включать представителей бухгалтерии, экспертов по основным средствам, людей из администрации предприятия. Процедура проверки считается выполненной только при присутствии всех членов комиссии. Отсутствие любого представителя комиссии недопустимо. Кроме списка лиц из инспекционной команды в ИНВ-22 отмечаются сроки проведения инвентаризационной процедуры, перечень проверяемого имущества, причины ревизии.

Любые проверки в организации фиксируются в журнале по образцу ИНВ-23. До старта инвентаризации всем членам инспекционной команды выдаются действующие документы по основным средствам фирмы.

Кроме бухгалтерской документации во время ревизии проверяются:

• сведения, подтверждающие право собственности организации на недвижимость;
• технические паспорта и прочая техдокументация;
• регистры аналитического учета;
• присутствие бумаг, подтверждающих право собственности организации на природные объекты.

2. Ревизоры по ходу проверки осматривают объекта учета, вносят в опись по форме ИНВ-1 ее наименование, функции, инвентарные номера, главные характеристики предмета.

Обследование техники сопровождается занесением в опись ее заводского номера по техническому паспорту, даты производства, выполняемых задач, технических характеристик.

Похожее имущество, появившиеся в компании синхронно, зафиксированное в инвентарных карточках группового учета, в инвентаризационном листе указывается по названиям с прописыванием числа предметов.

Имущество, отсутствующее в организации во время проверки (кроме объектов, сданных в наем), например самолет или корабль в рейсе, инспектируется заблаговременно.

3. Устанавливаются несоответствия между реальными (ИНВ-1) и учетными (данные бухгалтерского учета) показателями. Все расхождения вносятся акт и в ведомость по образцу ИНВ-18.

Акт оформляется в 2-х экземплярах. Один вариант отправляется в бухгалтерию, другой вручается материально ответственному сотруднику. Одновременно комиссия требует с этого лица письменное обоснование появления несоответствий.

Порядок действий при недостаче

Обнаруженные несоответствия могут выражаться как в недостаче, так и в излишках ОС и регистируются они в Акте. Если есть излишки, то компании необходимо оприходовать выявленные объекты, а недостачу – списать, либо компенсировать за счет ответственных лиц.

После установления материально-ответственных лиц и составления описи поврежденных / утерянных ОС инвентаризационной комиссии необходимо установить причины, по которым произошла недостача.

Рассмотрим по каким причинам может происходить недостача:

• естественная убыль, 
• неточность во время проведения складского учета, 
• хищения, 
• производственные издержки, 
• некомпетентность либо ненахождение материально-ответственных лиц.

В соответствии с каждой из причин принимаются те или иные меры. 

Если сумма недостачи не превышает норму естественной убыли, в таком случае ее можно списать на производственные расходы либо затраты на продажу. Однако, если на какие-либо ОС не распространяются вышеуказанные нормы, тогда недостача будет проводиться как сверхнормативная. 

Все недостачи должны отражаться в первичной документации. Балансовую стоимость ОС, поврежденных или недостающих списывают на 94 счет.

Если документация была проведена правильно, не было совершено никаких ошибок в расчетах, тогда наступает ответственность лица, материально отвечающего за данные ОС. Для того чтобы определить сумму списания необходимо знать закупочную стоимость объекта. Работодатель составляет приказ о взыскании, либо решение о взыскании принимается судом. Возмещенная стоимость ОС отражается как прочий доход, остаточная их стоимость – как прочий расход.  

Бывают случаи, когда материально-ответственное лицо может быть невиновно либо оправдано судом, тогда остаточная стоимость ОС списывается на финансовый результат компании либо на расчеты с прочими дебиторами.

Списание недостачи производит на тот период, когда была выполнена инвентаризация. 

Таким образом, порядок проведения учета недостачи следующий:

1. Обнаружение недостачи ОС
2. Установление причины недостачи
3. Отнесение стоимости необходимых ОС на виновных лиц
4. Удержание суммы закупочной стоимости ОС из заработной платы виновного 
5. Списание недостачи на финансовый результат, когда виновное лицо не выявлено либо оправдано. 

Оформление результатов инвентаризационной деятельности

Отдельная опись создается для объектов сданных в наем или отправленных на хранение. В ней прописываются документы, подтверждающие взятие на себя обязательств арендатором или складской организацией.

Сданные во временное пользование или на хранение ОС, не задействованные в хозяйственной деятельности предприятия или не подлежащие восстановлению, заносятся в отдельную опись. Представители комиссии фиксируют время начала использования данного имущества и причины, не позволяющие эксплуатировать данные объекты сегодня.

Собственность, ремонтируемая в момент проведения инвентаризации, заносится в ведомость по образцу ИНВ-10 с отражением суммы издержек, понесенных предприятием на восстановление данного имущества.

Когда по ходу ремонта ОС меняются, выполняемые ими функции, в опись обязательно заносится обновленная информация. Вдобавок, если после восстановительных работ меняется балансовая цена имущества, не отраженная в бухгалтерии, то данный факт также прописывается в инвентаризационной документации.

При выявлении членами комиссии погрешностей в характеристиках имущества, инспекторы обязаны в ИНВ-1 вписать правильные данные.

В период проверки наличия основных средств, выявленные во время ее проведения неучтенные объекты, по п. 20 ст. 250 Российского Налогового Кодекса приравниваются к доходам, не связанным с основной работой фирмы. Далее на них начисляется амортизация с учетом рыночной цены и реального износа, установленных проверяющей комиссией. Стоимость объекта вычисляется путем проведения экспертизы или из прилагающихся к нему документов.

Использование модуля “Инвентаризация по штрих-кодам” позволяет распечатать инвентарные номера основных средств на этикетки, разместить их на объектах учета и использовать терминал сбора данных для проведения инвентаризации.

Изменения с 2022 года в учете основных средств

Инвентаризация основных средств уже многие годы проводился по стандарту ПБУ 6/01. 1 января  2022 года приказ Минфина от 17.09.20 (№204н) должен будет применяться во всех организациях, ведущих бухучет, сейчас же с января 2021 года он носит добровольный характер.

Теперь данные, вносимые в систему при работе по ФСБУ 6/2020, должны отражаться не только на текущем периоде, но и за все предшествующие года. Такой порядок называется ретроспективным. Для тех компаний, которым данный вид учета не подходит, предусмотрен иной порядок, заключающийся в том, что на 1 января 2022 года должны быть скорректированы только входящие данные, и далее уже по установленным правилам ФСБУ 6/2020. Данный подход называется перспективным. 

Изменения коснутся установления предельной стоимости и расчета амортизации. В ПБУ 6/01 компании позволялось самостоятельно установить предельную стоимость основных средств, но только без превышения лимита в 40 000 руб. С 1 января 2022 года организации также смогут на свое усмотрение определять пороговую стоимость ОС, также как и обозначать лимит. А те ОС, стоимость которых будет находиться ниже заданного лимита, не будут называться ОС и затраты на них будут списываться на текущие затраты.

Учет амортизационной стоимости также подвергся изменениям. Теперь балансовое значение амортизационной стоимости на конец срока использования должно быть равнозначным его ликвидационному значению. Раньше амортизация рассчитывалась на первое число месяца, идущего после того месяца, когда основное средство приняли к учету. А сейчас расчет будет происходить с фактической даты, с которой ОС призвано к бухгалтерскому учету. А для того чтобы отложить данный учет на первое число следующего месяца организации необходимо написать соответствующее решение. 

ФСБУ 6/2020 вводит новые сроки для прекращения учета амортизационной стоимости. Пока что организации заканчивают начислять амортизацию первым числом месяца, ищущего за месяцем, в котором стоимость ОС была полностью погашена. А по новым стандартам организации будут завершать начисления той же датой, когда сам объект списан с учета. Но также как и в предыдущем случае у организации есть возможность завершить начисления первым числом следующего месяца по ее решению.