Инвентаризация по штрих коду

Инвентаризация имущества на основе штрих кодов

Инвентаризация по штрих коду предполагает формирование этикеток из учетной программы, печать этикеток на принтере и сканирование их во время инвентаризации. Программа QR Учет имущества позволяет использовать различные системы маркировки в том числе и штрих-коды.

Программа, которую мы предлагаем, представляет собой веб сервис, мобильное приложение и расширение для типовых конфигураций на платформе 1С: Предприятие. Мобильное приложение дает возможность сканировать штрих коды камерой сотового телефона. Такое решение для сканирования штрих кодов требует хорошего освещения и идеальной печати самих кодов. При небольшом бюджете и не очень большом количестве объектов учета можно использовать мобильные телефоны, но наилучшие результаты в скорости и удобстве работы достигаются при использовании терминалов сбора данных. 

Если бы сверку наличия легче было бы проводить, сколько раз в год вы проводили бы ее на вашем предприятии? Наш опрос руководителей показывает, что большинство хотело бы проводить ее ежемесячно.

Мы предлагаем решение, которое в разы упрощает проведение и точность контроля за счет использования современных средств идентификации объектов:

• Сверка наличия Основных средств;
• Сверка наличия Инвентаря и Инструментов (по счету МЦ);
• Создание Штрих-Кода из инвентарного номера;
• Печать наклеек с наименованием и инвентарным номером из 1С;
• Проведение инвентаризации сканером Штрих кодов;
• Проведение инвентаризации Терминалом Сбора данных;
• Загрузка результатов в 1С:Бухгалтерию

Почему стоит использовать инвентаризацию по штрих коду ?

1. Упрощение учета: Штрих-коды позволяют значительно упростить процесс учета. Вместо того чтобы записывать данные вручную, работники могут просто сканировать коды с помощью мобильных устройств или терминалов, что ускоряет процесс проверки.

2. Снижение ошибок: Человеческий фактор — одна из главных причин ошибок при учете имущества. Использование штрих-кодов минимизирует вероятность ошибок при вводе данных, так как информация считывается автоматически.

3. Экономия времени: Процесс проверки с использованием штрих-кодов занимает гораздо меньше времени по сравнению с традиционными методами. Это позволяет снизить затраты на проведенные работы и дать возможность сотрудникам сосредоточиться на более важных задачах. Особенно при использовании ТСД.

4. Улучшение контроля: Штрих-коды позволяют вести более точный учет и контроль за движением имущества. Каждое перемещение, продажа или списание можно легко зафиксировать в программе, что значительно упрощает взаимодействие с отчетностью.

5. Доступность данных: Современные системы учета (в том числе на платформе 1С: Предприятие) активно интегрируются с веб приложением. Это значит, что вся информация о состоянии имущества будет доступна в любое время и из любого места, что особенно полезно для компаний с несколькими филиалами.

Этикетки на объектах учета

Штрих код – это последовательность цифр и контрольная сумма, которая позволяет контролировать успешный результат сканирования. Как правило в качестве кода используется инвентарный номер объекта учета из программы 1С. 

Кроме штрих-кода на этикетках обычно печатается наименование имущества, наименование организации.  В отдельных случаях, если размер этикетки позволяет, можно распечатать дополнительную информацию, например, дату ввода в эксплуатацию и ФИО ответственного.

Печать этикеток со штрих кодами

Для печати этикеток используются специальные устройства – принтеры этикеток. Принтеры подключаются непосредственно веб сервису, либо к программе 1С: Бухгалтерия 8. Принтеры этикеток используют несколько технологий для печати. Одна из самых надежных технологий называется термотрансферная печать. Смысл этой технологии в переносе краски с красящей ленты при нагревании на самоклеящиеся этикетки.

В поставляемом нами расширении настраивается макет печати этикетки. Сами этикетки бывают различных размеров. Принтер задает только максимальный размер возможной печати. Чаще всего используются размеры 3 х 4 см,  4 х 7 см и больше.

От материала этикетки и типа краски зависят эксплуатационные свойства этикетки. Если используется полипропиленовая этикетка и краска на основе смолы, этикетка со штрихкодом получается долговечной и водостойкой.

Отражение результатов инвентаризации по штрих кодам в 1С: Бухгалтерии

Процесс инвентаризации начинается в веб приложении или программе 1С: Бухгалтерия. В бухгалтерской программе создается документ инвентаризация, в котором заполняется список объектов учета по данным бухгалтерской программы и печатается сличительная ведомость. Сличительная ведомость содержит перечень объектов учета, которые необходимо проверить.

Следующий шаг – это проверка наличия объектов учета. Для этого терминалом сбора данных сканируют штрих коды наклеенные на имуществе. При сканировании ТСД запоминает какие коды были фактически найдены в процессе инвентаризации. Сканирование позволяет решить целый ряд сложностей и проблем. Во первых сканирование штрихкодов значительно ускоряет процесс проведения контроля. Во вторых использование кодов повышает точность идентификации объектов учета. Как правило контроль наличия проводят сотрудники бухгалтерской службы, которые не до конца понимают по наименованию имущества что из себя представляет данный объект учета.

Когда процесс сканирования завершен, терминал сбора данных подключается к программе 1С и результаты сверки наличия загружаются в бухгалтерскую программу.

Подведение результатов сверки наличия проводиться в бухгалтерии. По результатам формируется акт о проведении инвентаризации в котором фиксируются итоги.

Инвентаризация имущества по штрих-кодам — это современное и эффективное решение, которое значительно упрощает процессы учета и контроля активов. Используя технологические достижения, компании могут не только сократить затраты времени и сил, но и повысить точность данных. В условиях стремительного развития экономики и технологий внедрение таких методов становится не только целесообразным, но и необходимым для успешного ведения бизнеса.