Инвентаризация материально производственных запасов

Инвентаризация производственных запасов – регулярное мероприятие, с которым сталкивается каждая фирма. Данный процесс обеспечивает нормальное течение всех производственных процессов, так как вовремя выявляет излишки и недостачи запасов. По причине присутствия человеческого фактора результаты могут искажаться. Не исключено, что материально-ответственные лица будут заинтересованы в подведении учетных данных к фактическим, чтобы скрыть ошибки, факты хищения и порчи имущества. 

Проведение инвентаризации материальных запасов всегда требует определенных затрат. На ручной сбор данных уходит достаточно много сил и времени, останавливается процесс работы складов, отвлекаются сотрудники. Избежать подобных проблем возможно с помощью внедрения автоматизации в процесс аудита. Такое нововведение делает результаты более достоверными и актуальными, что облегчает принятие управленческих решений.

Какие материально-производственные запасы необходимо учитывать

Любая фирма обладает материальными резервами, без которых невозможно представить себе производство продукции. Такое имущество полностью преобразуется в процессе людского труда и переносит свою ценность на стоимость конечного продукта. МПЗ могут приобретаться также в целях перепродажи либо для организационных нужд предприятия.

С 2021 года по установленным ФСБУ 5/2019 правилам к производственным резервам относят следующее имущество:

1. Используемое в производстве, в т.ч.:

• сырье и материалы,
• запчасти,
• топливо, 
• компоненты для сборки изделия, 
• заготовки, приобретённые у других компаний. 

2. Необходимое при создании товаров, работ и услуг:

• инструменты, хоз. оборудование;
• спецодежда и специальное оснащение;
• тара. 

3. Конечный продукт, готовый к продаже. 
4. Продукция для перепродажи, приобретенная у других компаний. 
5. Незавершенное производство:

• издержки, связанные с изготовлением товаров, которые не прошли все стадии производства;
• товар с недостатками. 

6. Изобретения, изображения, используемые для рекламы. 
7. Недвижимость для продажи. 

Рациональное использование ТМЦ имеет огромное значение в вопросе успешности бизнеса. Именно МПЗ помогают фирме оптимизировать деятельность и добиваться результатов. Большой объем такого имущества ведет к снижению продуктивности, так же как и недостаток. Для того чтобы сырье и материалы вовремя пополнялись и расходовались, необходим качественный учет, предполагающий правильное ведение документации, полную проверку наличия и сохранности активов, обеспечение необходимых условий для хранения, взвешивания, приемки и выдачи материалов. Наличие хорошо оснащенных складов играет не последнюю роль в этом. Контроль за движением материальных активов должен быть организован таким образом, чтобы минимизировать вмешательство в процесс третьих лиц. При соблюдении всех выше перечисленных нюансов даже внеплановая инвентаризация запасов ТМЦ не станет проблемой для ответственных лиц .    

Задачи инвентаризации материально-производственных запасов 

Ежегодно каждая фирма проводит инвентаризацию запасов в целях улучшения их использования и повышения качества работы. Проверять активы могут по доброй воле в любое удобное время, либо по предписанию законодательства в специально установленные сроки. Запись о добровольной ревизии МПЗ должна присутствовать в учетных документах фирмы. Обязательную ревизию осуществляют на основании Методических указаний в следующих случаях:

• при краже и порче имущества, 
• смене ответственных лиц, 
• ликвидации либо реорганизации фирмы, 
• сдаче в аренду, продаже активов, 
• чрезвычайных ситуациях.

В зависимости от поставленных задач руководство решает, какую проверку лучше всего провести в данный момент: плановую, внеплановую, полную или выборочную. Большое значение для учета запасов имеет оснащение и структура складов, которые могут выступать самостоятельными подразделениями, либо входить в состав других отделов. Так как склады важны на всех стадиях производственного процесса, их оснащение должно быть на уровне. Основное для каждого склада – четко организованный процесс и наличие оборудования, снижающего трудовые и временные затраты на прием и сдачу товара. К оснащению можно отнести установку стеллажей, конвейеров, покупку тележек и прочее. 

Задачами инвентаризации материальных запасов являются:

• проверка наличия МПЗ и сверка их с учетными данными, 
• контроль за состоянием имущества на каждом этапе производства, 
• составление правдивой отчетности, описей, 
• расчет себестоимости используемых материалов,
• выявление недостач и излишков, 
• определение сверхнормативных запасов для последующей реализации, 
• регулирование условий хранения. 

Цель – установить реальное наличие ценностей, сравнить с бухгалтерскими данными и, выявив причины недочетов, ликвидировать их. 

Расхождения, которые выявляются в ходе аудита, можно разделить на два вида: недостачи, излишки. Первые списываются на издержки производства, если находятся в пределах нормы естественной убыли, либо на виновных лиц. Излишки отражаются на финансовый результат компании. То же самое происходит с недостачами при отсутствии виновных, либо когда суд признал их невиновность. 

Инвентаризация материальных запасов является обязательным процессом для всех фирм, ведущих бухучет, в том числе компаний малого бизнеса, юрлиц, применяющих упрощенку и единый налог на вмененный доход. Каждый год организации, сталкивающиеся с ревизией, вынуждены досконально проверять каждую единицу сырья, материалов, продукции, на что уходит масса времени и сил.

Порядок проведения инвентаризации материально-производственных запасов 

Правила, сроки, состав комиссии и объем осуществляемой ревизии прописываются в приказе руководителя по форме №ИНВ-22. Такой документ составляется примерно за 10 дней до начала процедуры, подписывается руководителем и направляется председателю комиссии. Его заносят в Журнал учёта и контроля по форме №ИНВ-23. 

Так как осуществляя ревизию материалов и сырья, мы имеем дело со складами, то в первую очередь администрации необходимо обеспечить качественное функционирование данных помещений. Таким образом, ревизия МПЗ начинается с проверки складов, а именно:

• системы безопасности, 
• документов, на основании которых сотрудники пользуются имуществом, 
• материально-ответственных лиц и правомерность их назначения, 
• условий хранения: замков, сейфов, необходимой мебели и тары,
• приспособлений для измерения имущества, 
• порядок осуществления вывоза и ввоза ценностей, сопровождаемый оформлением доверенностей, 
• среду хранения имущества третьих лиц: отдельная или совместная, 
• наличие постоянной комиссии для проверки сохранности активов. 

Руководитель, нацеленный на успешное окончание ревизии, предусмотрит качественное обеспечение инвентаризационной комиссии всем необходимым: тарой, оборудованием, инвентарем, измерительными и контрольными приспособлениями. 

Рассмотрим очередность проведения аудита материально-производственных запасов:

1. Создание инвентаризационной комиссии, в состав которой могут входить представители администрации, бухгалтерии и специалисты других отделов. В приказе руководителя необходимо обозначить ФИО и название должностей участников, причину проверки, местонахождение склада и иных помещений, в которых размещены запасы. Материально-ответственные лица не включаются в состав инвентаризационной комиссии, но присутствуют при проведении аудита. Такое правило создано в целях избежания фальсификации и возможности получения обоснования в случаях недостач либо излишков. 
2. Установление сроков осуществления ревизии. Даты определяются руководителем и закрепляются в учетных документах либо “Положении о порядке проведения инвентаризации”. 
3. Процесс подсчета остатков. Комиссия сличает то, что написано в ведомости из бухгалтерии, с тем, что есть на самом деле. Далее фактические данные отражаются в описи, которая передается бухгалтеру. На этом же этапе выявляются излишки и недостатки. 
4. Учет имущества, принадлежащего сотрудникам. 
5. Манипуляции с излишками и недостачами. 

Далее оформляются результаты в специальных актах и описях. При отсутствии разногласий со сведениями учетных документов графы заполняются автоматически. При наличии расхождений составляются сличительные ведомости, а по итогам протокола и ведомости издается приказ об утверждении результатов. 

Теперь более подробно рассмотрим деятельность инвентаризационных комиссий во время аудита. Помимо самой работы по учету имущества, командой подготавливается помещение, где находятся запасы. Склад и любое иное место хранения имущества пломбируется, проверяется на исправность весов и мерной тары, а у материально-ответственных лиц запрашиваются расписки о готовности к процедуре учета. 

Постоянно действующие комиссии должны быть в любой организации для своевременного учета и проверки качества хранимых запасов. Однако, когда контроль за точностью данных производится людьми, будь то внутренний персонал или сторонняя организация, компания всегда имеет риск случайных ошибок, неточностей, намеренных искажений. Снизить влияние человеческого фактора на результаты инвентаризации помогают новые технологии, направленные на автоматизацию процесса.    

Особенности инвентаризации запасов 

Для эффективного управления запасами каждой фирме необходимо продумать систему организации складов, управления движением имущества, надежности ответственных лиц и своевременной ревизии. В случае, когда у предприятия несколько складов, инвентаризация происходит во всех помещениях одновременно. Обычно этот процесс сопровождается остановкой основной работы. Если же во время инвентаризации на склад поступают новые сырье и материалы, их принимают строго в присутствии членов комиссии, а затем заносят в опись. В документе прописывается наименование поставщика и товара, дата поступления, цена, количество и общая сумма. 

Инвентаризация запасов может проходить по-разному в зависимости от места расположения ценностей.

• На обособленных складах, выполняющих функции самостоятельных структурных подразделений ревизия проводится независимо от других отделов компании. 
• На складах, входящих в состав одного структурного подразделения учет осуществляется одновременно на всех объектах. 
• В помещениях, не являющихся складами, аудит проходит совместно с тем подразделением, в состав которого входит объект размещения МПЗ.

Для того чтобы не было фальсификаций, учётные данные не должны быть известны членам комиссии заранее. Как правило, этот процесс достаточно трудоемкий и длительный. Ускорения можно достичь в нескольких случаях: учета по счетфактуре, если материалы хранятся в заводской упаковке, и она не повреждена; либо за счет механизации процесса.

Как улучшить результаты инвентаризации материально-производственных запасов 

Проблемы, которые могут возникнуть при неправильной организации учета запасов: потеря времени, средств, искажение результатов, ошибки, воровство. Отсутствие актуальной информации чревато для компании различными проблемами:

1. сложность составления прогнозов по продажам, планирования выручки в результате отсутствия точной информации о запасах на складах;
2. наличие неучтенных излишков, которое ведет к ошибкам в бухгалтерии, а значит – дополнительным штрафам;
3. снижение оперативности работы склада. Только владение полной и достоверной информацией о запасах позволяет сотрудникам быстро и качественно обслуживать клиентов. Отсюда вытекают задержки, отмены заказов, снижение прибыли;
4. возрастание воровства. Когда работники привыкают, что система не может отразить реальное положение дел на складе, то используют это для обоснования пропаж.

Большинство проблем связано с использованием ручного метода инвентаризации. В небольших компаниях, где запасы можно посчитать за выходные, такой способ ревизии вполне оправдан. Что не скажешь о крупных фирмах. Здесь на первое место выходит скорость, достоверность и отсутствие простоев в работе. Именно поэтому руководители солидных компаний выбирают автоматизацию учета, которая к тому же помогает избежать ошибок и воровства, так как исключает человеческий фактор.

Ручная инвентаризация запасов неудобна также и тем, что ее сложно встроить в рабочий процесс: необходимо задействовать праздничные дни, выходные, и, возможно, нести убытки. Автоматизация имеет видимое преимущество. 

Рассмотрим, каким образом проводится модернизация ревизии, и как достичь максимальной эффективности процесса. 

Автоматизация заключается в нанесении и считывании qr-кодов с последующим занесением сведений в систему, которые в дальнейшем применяются в обработке сведений. Интересно, что о недостачах и излишках при таком учете сообщает сам терминал сбора данных. Этапы автоматической инвентаризации запасов:

1. Создание документа с перечислением учитываемой номенклатуры. Причем количество единиц берется из данных бухгалтерии.
2. Перевод составленного списка в базу терминала сбора данных (ТСД).
3. QR-кодирование всего имущества.
4. Сбор реальных сведений, предполагающий считывание кодов.
5. Загрузка сведений из терминала в систему учета.
6. Автоматическая сверка полученной информации с плановой, исправление расхождений.   

Итак, для внедрения современных технологий компании понадобится специальное оборудование: принтер для печати наклеек с QR-кодами, мобильное приложение для считывания кодов, ПО 1С:Бухгалтерия 8. Подобное оборудование требует определенных капитальных вложений и ответственности за правильно организованный процесс. 

Ускорения инвентаризации запасов можно достичь благодаря грамотному зонированию склада: определение каждому продукту отдельной зоны, классификация товаров, занесение информации о местоположении на специальные карточки. При использовании современного оборудования работники могут отслеживать наличие активов в каждой ячейке склада, откуда взять и куда положить товар. Такой подход к учету запасов снижает вероятность ошибок и экономит время.

Грамотное осуществление ревизии запасов помогает компании:

• ускорить и упростить процесс, 
• снизить кадровые и денежные затраты, 
• обеспечить актуальность и защищенность данных. 

При выборе автоматической или ручной инвентаризации руководителю необходимо опираться на бизнес-задачи фирмы, ее товарооборот, наличие и размеры складских помещений, а также численность кладовщиков. Регулярность и отлаженность процесса помогает помогает обеспечить эффективность как учета, так и работы компании в целом. Рассмотрим, каких результатов можно достичь благодаря автоматизации инвентаризации запасов: 

• получение полной детальной информации о каждом объекте учета,
• отслеживание перемещения сырья и материалов, 
• исключение человеческого фактора, а следовательно и мошенничества, 
• упорядочивание данных и легкий поиск необходимых объектов, 
• мгновенное считывание кода для получения информации, 
• автоматическое формирование отчетов, актов при возникновении излишков или недостач, 
• доступ к программе с мобильного устройства, 
• возможность проведения как плановой, так и внеплановой проверки активов, 
• интеграция с 1С системой, 
• удобство использования в любой сфере бизнеса.

Разработанный нами модуль “Инвентаризация по QR-кодам” поможет вашей компании достичь подобных результатов, а также обеспечит быстрый и надёжный аудит запасов.