Инвентаризация при помощи ТСД

Благодаря современным технологиям многие организации имеют возможность перехода к современному способу описи имущества – применению считывающего оборудования. Раньше проверка длилась от суток до недели в зависимости от величины склада и длины инвентаризационного списка. Теперь срок сократился до нескольких часов. Программа позволяет проводить как плановый, так и промежуточный учет, как одной выбранной области, позиции, средств, так и общей номенклатуры и всего имеющегося имущества.
Инвентаризация с ТСД стала способом снижения затрат компании, ведь исправление ошибок, которые были так часты, влекут дополнительные расходы. Благодаря сканеру недочетов стало в разы меньше, что значительно упростило процесс. О технологии применения правильного выбора аппаратуры поговорим в статье и рассмотрим главные особенности работы с терминалами.

Суть учета

Ревизия показывает фактическое наличие остатков по сравнению с бухгалтерскими сведениями. Благодаря учету можно определить точный объем товаров, не допустить возникновения излишков и недостач, сделать дозаказ продукции вовремя, мотивировать кладовщиков соблюдать порядок на полках.

В ходе учета проверяется не только наличие тех или иных единиц, но их сохранность, сроки годности, технические характеристики, паспорта, целостность упаковок и т.д. То есть инвентаризация может относиться к основному фонду, товарно-материальным ценностям, денежным средствам, земельным участкам, насаждениям и прочим активам.

Целями описи являются:

• сверка фактических остатков с документальными показателями,
• получение данных для работы с клиентами – что в наличии, а что необходимо заказывать,
• соблюдение сроков заказа,
• структурирование объектов склада, выявление освободившихся ячеек,
• контроль за условиями хранения.

Переоценка имущества приурочивается к ежегодной сдаче бухгалтерии, являющейся обязательной. Либо назначается на любую дату в соответствии с нуждами фирмы и приказом руководителя. В первом случае мы имеем дело с плановой проверкой, во втором – с выборочной, которая может осуществляться раз в квартал, месяц и даже каждый день.

Ситуации, характерные для обязательного аудита:

• ликвидация, реорганизация компании,
• смена ответственного за имущество,
• при сдаче помещения в аренду, продаже,
• при обнаружении потерь, хищений, обмана, а также после бедствий и ЧС на предприятии.

Ручную инвентаризацию, как правило, проводят на небольших территориях, иначе коллективу не избежать ошибок. Помимо случайных недочетов нередки случаи умышленной подделки документов, выгодной кому-либо из руководства или сотрудников. Потери рабочего времени, отвлечение персонала от основного вида занятости – также мотивирует управленцев внедрять автоматизацию.

Современный учет подразумевает использование qr-кодов, программного обеспечения, интегрированного с 1С, и считывающего оборудования. Благодаря этому инвентаризация упрощается, становится в разы надежнее, обеспечивает полноту информации и не затрачивает так много ресурсов.

Какую проверку можно провести при помощи сканера

Применение оборудования полезно в любых видах ревизии:

• В учете основных средств – проверке зданий, сооружений, инвентаря, технического оснащения и прочих объектов, в том числе паспортов и других документов на имущество. Проводится как минимум раз в три года.
• Внеоборотных средств – вложений в различные проекты, разработки.
• Материально-производственных запасов – ресурсов, которые используются при дальнейшем производстве, сдаче в аренду или продаже. К ним относятся сырье, топливо, тара, спецтехника и т.п.

Сканерами также можно пользоваться как при выборочной инвентаризации, предполагающей проверку каких-либо конкретных ресурсов. Так и полной ревизии, подразумевающей все материалы, продукцию, технику, имеющиеся в компании. Периодический учет подразумевает анализ всех видов активов раз за какой-то период. А плановый – в соответствии с общепринятыми правилами, раз в год.

Инвентаризации с ТСД: преимущества

По сути, это мини-компьютер, предназначенный для считывания специальных двумерных и линейных меток, хранения полученной информации и направления ее на сервер. Аппарат в отличие от сканера способен работать независимо от ПК или планшета. Кладовщик вводит необходимые сведения о марке, месте хранения и т.д. прямо на экране устройства.

ТСД – находка для инвентаризации на больших складах с несколькими отделами или филиалами.

Обращаясь к плюсам ревизии новым способом, можно сказать, что аппарат позволяет:

• быстро справляться с большим объемом объектов,
• надежно сохранять собранную информацию,
• легко настраиваться на различные режимы в зависимости от нужд потребителя,
• без проблем обмениваться данными с системой.

С современными устройствами не составляет труда разобраться, а если возникают трудности, то, как правило, помогает техподдержка. Интерфейс обычно весьма понятный, а способ работы схож с управлением смартфоном.

В каких случаях проводится инвентаризация с ТСД:

1. при регулярных проверках в торговых точках и складах. Преимущество состоит в создании справочников по категориям продукции, что упрощает ведение отчетности;
2. при большом объеме информации обо всех объектах учета: характеристиках, свойствах, местоположении, материально-ответственных лиц и т.п. Такие сведения гораздо удобнее хранить в упорядоченном виде в системе, чтобы в любой момент запросить доступ и получить ответ;
3. при обработке значительного количества показателей. Старый способ проверки имущества подразумевал ручной сбор сведений, а значит – ошибки ввиду человеческого фактора. Современный метод исключает недочеты и экономит ресурсы компании;
4. при необходимости скоростного подсчета: ревизия сканером позволяет считывать пару наклеек за секунду;
5. при желании сэкономить время, так как метод дает наиболее точные показатели, не требующие дополнительных проверок.

Таким образом, эволюция к автоматизированному аудиту – позитивно сказывается на деятельности организаций, позволяя экономить ресурсы и заниматься развитием, а не исправлением ошибок.

Как выбрать ТСД для инвентаризации

Характеристики различны, как и цели использования. В связи с этим выделяют аппараты, способные различать линейные, двумерные коды, радио-метки. При выборе обращают внимание также на:

• размер памяти – важный фактор на больших складах,
• время, на которое хватает зарядки аккумулятора,
• разрешение, габариты экрана,
• каким образом осуществляется связь: через wi-fi, bluetooth,
• соотношение цены и качества,
• возможности использования в пыльных, влажных помещения.

Практически любой из предлагаемых на рынке сканер – ударопрочное оборудование, защищенное от грязи и влаги. Но принято выделять три основные группы, которые рассмотрим ниже.

1. Начального уровня.

Нашли применение в аптеках, маркетах, небольших примагазинных помещениях. Данный тип аппаратов не приспособлен к пыли, как и чувствителен к ударам. Могут использоваться курьерами на выезде и продавцами в магазине. Такие агрегаты автоматизируют также работу кладовщика. Оснащены сканерами, которые считывают двумерные и линейные коды.

1. Промышленного уровня.

Здесь можно выделить подвиды:

• С расширенной клавиатурой и набором опций. Имеют беспроводной доступ к базе данных, противоударный корпус, защищенный от воды и пыли.
• Пистолеты. Отличаются длинной волны, направленной на распознавание qr кодов. Расстояние, с которого кладовщик способен считать код, достигает 15 метров. Используется в распределительных центрах, на стройке, при приемке груза. Аппараты износоустойчивы, приспособлены к большим нагрузкам.
• Портативные. Их возможно прикрепить на запястье и носить с собой. Считыватель надевается на палец. Устройство может отвечать на голосовые команды. Удобство и качество на высоте, как и цена. Область применения – открытые зоны, торговые площадки, масштабные склады.

1. С высокой степенью защищенности.

Здесь выделяют:

• Устойчивые к экстремальным температурам и падениям. Такие аппараты могут удариться, упав с высоты 2,5 метра, и не пострадать. Работают при температуре от -30 до +70С и защищены от возгорания. Применяются в морозильных камерах, горячих цехах, тяжелых портах.
• Транспортные. Внешне похожи на ноутбуки в ударопрочном футляре. Не имеет встроенного сканера, он подключается отдельно. Применяются на судах, в открытых помещениях.

Терминал работает довольно простым способом: при открытии соответствующей программы луч сканера направляется на объект, происходит считывание метки и, соответственно, всей сопутствующей информации. Она выводится как на экране сканера, если данная функция поддерживается конкретной моделью, так и на ПК.

В результате ревизия можно добиться большей продуктивности процесса, если следовать некоторым нюансам и принципам работы оборудования.

Как провести инвентаризацию в 1С при помощи ТСД

Первым делом необходимо подсоединить устройство к компьютеру, скачать драйвер. При соединении с системой товарооборота важно учесть некоторые настройки, связанные с загрузкой и выгрузкой данных. Занимаясь установкой самостоятельно, нужно обращать внимание на те, которые поддерживаются 1С. Стандартно принято, что ПО должен обеспечивать комфортный обмен информацией со справочником и терминалом. А также сканировать qr коды и переносить материал в документы.

Объединение с 1С происходит через меню “Подключаемое оборудование”, где в появившемся окошке прописывается модель и иные характеристики. Особенности работы терминала в программе зависят от его характеристик. В основном, это распознавание меток, прием и передача сведений. Некоторое оборудование работает онлайн, а какое-то – оффлайн. В первом случае информация сразу поступает куда нужно, во втором – спустя время. А сначала хранится на встроенной памяти.

Прежде чем считать метки, необходимо загрузить в память БД. Вся номенклатура обозначается qr-кодами. Если товар не имеет последнего, его создают, то есть каждое значение уникально.

Вообще различают два способа проведения 1С инвентаризации с ТСД: по конкретному документу, который отправляется кладовщику, и по остаткам на складе. Первый имеет в виду сверку цифр в ведомости с показателями, полученными при проверке полок. И как результат – создание отчета с выявленными расхождениями.

Второй вариант подразумевает создание таблицы, в которую вписываются остатки. Затем информация направляется в товароучетную программу. И уже по файлу, отправленному в бухгалтерию, сверяются цифры бухотчета, определяя недостачи и излишки.

Следующим этапом происходит сканирование этикеток проверяемой продукции с внесением в базу наименований, количества и цен. В программе заполняется графа фактического наличия, после чего происходит сверка итогов и выявление излишков и недостач.

В дальнейшем устанавливаются причины расхождений и предотвращаются повторные явления. Инвентаризация с ТСД как раз тот метод, который позволяет минимизировать потери, добиваясь наилучших показателей точности и полноты сведений. Проблема большинства предпринимателей, использующих сканеры, лишь в сложности выбора подходящего программного обеспечения и последующей интеграции с использующейся программой учета.

Решение проблем, возникающих при работе с ТСД

Некоторые пользователи сталкиваются с разного рода трудностями, рассмотрим основные.

Выгрузка данных. Для того чтобы процедура прошла успешно, для начала необходимо удостовериться в наличии соединения с компьютером. Запустить программу или Генератор приложений, выбрав кнопку получения данных, и сохранить всю информацию на диск. Далее происходит автоматизированная обработка материалов, что намного выгоднее ручного способа.

Синхронизация с системой товароучета. Для этого важно активировать ПО, подключить планшет, телефон или ПК. Запустив 1С, настроить торговое оборудование в одноименной вкладке. Выбрав нужную модель из списка, необходимо подтвердить выбор, после чего можно приступать к описи. В том случае когда устройство не синхронизируется с системой, лучше всего обратиться к разработчикам.

Собственно, инвентаризация. Как и прежде, первым делом проверяется подключение к ПК и запускается Управление торговлей. В разделе “Склад и доставка” находится информация об излишках и недостачах, активируется учет продукции, составляется ведомость. После заполнения обязательных строк формируется отбор по номенклатуре, заполняется графа наименования склада или торговой точки и создается таблица. Затем осуществляется выгрузка товаров, и файл отправляется оператору.

С этим документом сотрудник приступает к аудиту, а далее все по схеме проведения ревизии: сравниваются реальные и фактические остатки. Кладовщик выбирает номенклатурные позиции из ведомости и направляет луч сканера на qr-коды. Когда выбрано наименование, появляется графа фактического количества, которая заполняется либо автоматически, либо вручную. Поштучное суммирование происходит благодаря сканированию одинаковых меток.

По каждому объекту также появляется информация о цвете, наименовании, размере, артикуле, производителе и т.д. Высвечивается плановое и настоящее количество в штуках.

По окончании процесса оцениваются итоги. В программе над списком товаров появляется уведомление о том, сколько из приведенных строк сошлось с учетными. Таким образом определяются излишки и недостачи, что дает возможность сформировать акты списания и оприходования.

Выгрузка файлов может быть произведена на облачный сервер или в батч-режиме сразу на ПК в систему. Для этого устройство подсоединяется к компьютеру, выбирается функция “Обмен документами” и происходит выгрузка обозначенных файлов. Время, потраченное на процедуру, обычно не более пяти – десяти минут.

Терминалы весьма упрощают работу кладовщиков, продавцов и всех, кто связан с пересчетом продукции. Они позволяют оперативному определению количества фактических остатков на складе, что не тормозит поток клиентов, позволяет сделать дозаказ, когда это необходимо. При этом исключается повторный заказ, а значит – экономия ресурсов компании. В результате полной автоматизации улучшаются все показатели, в том числе точность получаемых сведений. Недостач, порчи и пересортицы становится в разы меньше.

Защищенности во всех вопросах обслуживания добавляет правильный выбор программного обеспечения. Наша компания предлагает установку модуля “Инвентаризация по qr-коду”, учитывающей основные нюансы работы складских помещений и терминалов. Программа выгружает собранный материал в 1С, что облегчает работу проверяющей комиссии и бухгалтерам.