Как избежать ошибок при инвентаризации

Инвентаризация – весьма ответственный процесс, требующий следования четким правилам и регламентам. Но, как и во многих видах деятельности, сильное влияние на инвентаризацию оказывает человеческий фактор. Это может привести компанию к тем или иным ошибкам. Однако, если огрехи, скажем, в бухгалтерском учете, есть возможность избежать, как правило, без ущерба для фирмы, то, в случае инвентаризации большинство упущений приведет к серьезным сложностям, которые может оказаться сложно исправить. 

Отсутствие документов об инвентаризации является налоговым правонарушением, за что компания должна нести ответственность в размере 5000 рублей. Если же организация не представила отчеты о проведенной годовой инвентаризации за два года, то штраф увеличивается до 15000 рублей. 

Давайте разберём, кто участвует в процедуре инвентаризации и какую они имеют ответственность: 

• Материально ответственные лица, которые могут признаться в случае недостачи виновными, и которые, как предполагается, должны подписывать ряд документов и обеспечивать своевременную сдачу необходимых расписок и отчётов в бухгалтерию. 
• Ревизионная комиссия, ответственность которой очевидна и составляет инвентаризацию имущества со всей необходимой документацией и обеспечением безопасности проведения процедуры. 
• Руководитель компании, который в случае отсутствия материально ответственного лица сам выступает в его роли.

Перед проведением инвентаризации ее участникам рекомендуется совершить ряд действий от которых зависит одобрят мониторинг имущества или нет. Материально ответственному лицу необходимо оформить сводные документы для бухгалтерии и классифицировать имущество. Комиссии же следует опломбировать помещение и убедиться в исправности весов или другого измерительного оборудования. 

В заключение инвентаризации создается два образца инвентарной ведомости. Один из них отправляется в бухгалтерию, где составляется сличительная опись. На ценности, которые организации не принадлежат, но учитываются, составляется подробная опись для того, чтобы их собственники могли в дальнейшем получить справку о результатах проверки. Сличительная опись должна быть подписана главным бухгалтером и руководителем компании для перехода к следующему этапу – изданию распоряжения, заверяющего результаты инвентаризации, которые должны быть переданы в бухгалтерию.

Весь процесс переучета имущества прописан в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России №49 от 13.06.95 г. А образцы необходимых документов для внесения результатов ревизии утверждены постановлением Госкомстата №88 и №26. На основании этих документов можно проводить инвентаризацию и быть уверенными в результатах, однако от ошибок никто не застрахован.

Чем могут быть чреваты ошибки при инвентаризации

По ходу инвентаризации на каждом из ее этапов могут допускаться разного рода ошибки: опечатки, неточности в заполнении документов, нарушения в составлении протокола, отсутствие нужных подписей, дат, состава комиссии и прочее. А бывают умышленные изменения данных членами комиссии или сторонними лицами. Другими словами, любое отступление от порядка проведения инвентаризации, утвержденного приказом Минфина №49 (от 13.06.1995 г), чревато для компании определенными последствиями. Как правило ошибки влекут за собой то, что саму инвентаризацию могут засчитать недействительной или оспорить ее результаты на основании составленных отчетов. Увеличивается также вероятность неправомерных изменений в документах, возникновение сложностей в суде при возмещении недостач за счет виновных лиц. 

Для того чтобы свести данные нарушения к минимуму необходимо уметь их распознать. 

Давайте рассмотрим наиболее распространенные ошибки и их последствия в ходе проведении инвентаризации.

1. Отсутствие даты начала и окончания проведения инвентаризационной проверки. Их назначает сам руководитель, а в случае, если они не проставлены, инвентаризацию могут так и не провести. То же самое имеет вероятность произойти, если руководитель не прописывает состав комиссии, учитываемое имущество и обязательства.  
2. Присутствие лишних людей в составе комиссии, например, материально ответственных лиц, которые могут относиться предвзято к учету имущества. Материально ответственные сотрудники участвуют в процессе инвентаризации, но больше как наблюдатели, помимо их документальной ответственности. Нарушение данного пункта может привести к упразднению результатов инвентаризации. То же самое последствие ожидает компанию, если в составе не хватает кого-либо из членов комиссии, записанных в документах.
3. Работа комиссии в отсутствие материально ответственного сотрудника. Такая ситуация повлечет за собой аннулирование результатов инвентаризации, а также при обнаружении недостачи вызовет трудности с процессом взыскания ущерба. 
4. Открытый доступ в помещение, где проходит инвентаризационная опись. Место проведения учета должно опечатываться каждый раз, когда члены комиссии уходят на перерыв или отдых. Иначе могут быть внесены несанкционированные корректировки. 
5. Заведомо ложные показания, введенные членами комиссии. Такие результаты будут считаться недействительными.
6. Продолжение хозяйственной деятельности фирмы во время инвентаризации. Такая деятельность может спровоцировать учёт новых приходных и расходных документов, не зарегистрированных ранее.
7. Отсутствие расписок материально ответственных лиц в том, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии. Такие же расписки должны быть произведены насчет оприходования всех поступивших на ответственных лиц ценностей. 
8. Наличие исправлений в документе и отсутствие соответствующих подписей членов комиссии о внесенных изменениях. Такая инвентаризация будет считаться недействительной.
9. Некорректная сверка данных: бухгалтерские данные сверяются с фактическим наличием имущества и других ценностей, тогда как необходимо фактические результаты соотносить с бухгалтерскими. Это приводит к путанице и неправильному учету.
10. Составление одного экземпляра инвентаризационной описи вместо двух. По правилам один документ остается у материально ответственного сотрудника, а второй – направляется в бухгалтерию. Нарушение порядка ведет к аннулированию результатов. То же самое происходит, когда ведомость отсутствует совсем.
11. Наличие незаполненных строк в инвентаризационной описи может привести к неправомерному дополнению информации и неправильному учету имущества.
12. Изменения в способе проставления итогов в инвентаризационной ведомости: ее результаты должны быть проставлены на всех страницах, также как даты проведения учета, причем прописью, и суммы материальных ценностей. В документах также необходимо указать общий итог, обязательно в натуральном выражении, во избежание неправомерных исправлений в документах.
13. Нехватка подписей материально ответственного лица о проверке цен и итогов, которые должны проставляться на каждой из страниц инвентаризационной описи. Такая ошибка может привести к изменению данных и не достоверному учету.
14. Отсутствие подписи материально ответственного лица на последней странице инвентаризационной ведомости. Данной подписью заверяется согласие ответственного сотрудника на хранение имущества после проведения учета, одобрение действий членов комиссии и отсутствие к ним претензий. Если такой подписи нет, то в случае недостачи материально ответственное лицо сможет оспорить себя в суде, что повлечет убытки компании.

В ходе инвентаризации компания может допустить те или иные из указанных ошибок, которые можно назвать наиболее типичными для процедуры пересчёта имущества. Но бывают более редкие, но не менее важные недочёты, которые также необходимо принимать во внимание, приступая к инвентаризации. Давайте разберем некоторые из них.

1. Пренебрежение проведением дополнительной инвентаризации при смене материально ответственного сотрудника. Данный пункт прописан в Методических указаниях как случай для обязательной инвентаризации, ведь на таких сотрудниках лежит полная материальная ответственность за имущество компании. Такая ошибка затруднит поиски виновного лица и доказательство его ответственности при выявлении недостачи в ходе последующего пересчёта имущества. Ведь недостача могла произойти именно в процессе работы прежнего сотрудника, вину которого при отсутствии документов не доказать. 
2. Ошибки в оформлении отчёта независимого аудитора, составленного в случае спорности инвентаризационной описи. Неправильное оформление документа влечёт за собой правомерность отказа материально ответственного сотрудника от взыскания с него суммы ущерба от зарегистрированной недостачи.

Каждая компания заинтересована в успешном исходе инвентаризации и минимизации трудовых, временных и финансовых затрат на ее исполнение. Поэтому, подводя итог, можно сказать, что для достижения успеха компании необходимо более серьезно относиться к подбору участников переучета имущества, четко следовать инструкциям и мониторить весь процесс инвентаризации. Такое внимательное отношение к делу снизит риски организации и повысит качество самого процесса управления запасами.