Сличительная ведомость: назначение, порядок заполнения и практическое применение

06.07.2026

Что такое сличительная ведомость: формы, правила заполнения и требования ФСБУ 28/2023

Сличительная ведомость — это документ, в котором фактические результаты инвентаризации сопоставляются с данными бухгалтерского учета. В ведомости отражают обнаруженные излишки, недостачи, пересортицу, поврежденные активы и другие расхождения.

С 1 апреля 2025 года коммерческие организации должны проводить инвентаризацию по ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Ранее применявшиеся Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 13 июня 1995 года № 49, с этой даты утратили силу.

Новый стандарт не устанавливает единственную обязательную форму сличительной ведомости. Организация вправе использовать привычные бланки ИНВ-18 и ИНВ-19, разработать собственный документ или объединить инвентаризационную опись и результаты сопоставления в одной форме.

Что такое сличительная ведомость

Сличительная ведомость результатов инвентаризации показывает различия между:

количеством и стоимостью активов по данным бухгалтерского учета;
фактическим наличием активов, установленным комиссией;
результатом сопоставления — излишком, недостачей, пересортицей или отсутствием расхождений.

ФСБУ 28/2023 прямо относит сличительные ведомости к документам инвентаризации. Стандарт также разрешает использовать объединенный документ, в котором одновременно отражаются фактическое наличие объектов и результаты их сопоставления с регистрами бухгалтерского учета.

Сличительная ведомость не заменяет инвентаризационную опись. Опись или другой аналогичный документ подтверждает фактическое наличие объектов, а сличительная ведомость показывает результат сравнения с учетом.

Для чего составляется сличительная ведомость?

Документ позволяет зафиксировать расхождения, определить их стоимость, установить причины и подготовить данные для отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете.

Является ли сличительная ведомость первичным документом?

Да, если на ее основании отражаются результаты инвентаризации и выполняются бухгалтерские записи. Поэтому ведомость должна содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа.

Какие нормы регулируют составление сличительной ведомости

Основными документами, регулирующими инвентаризацию и оформление ее результатов, являются:

Федеральный закон от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация»;
ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»;
локальные документы организации: учетная политика, положение об инвентаризации, график документооборота и утвержденные формы документов.

Статья 11 Федерального закона № 402-ФЗ требует проводить инвентаризацию активов и обязательств, сопоставлять фактическое наличие объектов с регистрами бухгалтерского учета и отражать результаты в соответствующем отчетном периоде.

ФСБУ 28/2023 применяется экономическими субъектами, за исключением организаций бюджетной сферы. Для инвентаризации драгоценных металлов и драгоценных камней предусмотрено специальное регулирование.

Действует ли приказ Минфина № 49 в 2026 году?

Нет. Приказ Минфина России от 13 июня 1995 года № 49 утратил силу с 1 апреля 2025 года. При разработке порядка инвентаризации необходимо руководствоваться прежде всего ФСБУ 28/2023.

Распространяется ли ФСБУ 28/2023 на бюджетные учреждения?

Нет. Организации бюджетной сферы оформляют инвентаризацию по правилам бюджетного законодательства и соответствующим федеральным стандартам государственных финансов.

Когда составляется сличительная ведомость

Сличительная ведомость используется после того, как комиссия:

установила фактическое наличие и состояние объектов;
оформила инвентаризационные описи или акты;
получила данные бухгалтерских регистров;
сопоставила фактические и учетные показатели;
определила обнаруженные расхождения.

На практике отдельная сличительная ведомость особенно важна при выявлении:

излишков;
недостач;
пересортицы;
испорченных или поврежденных активов;
объектов, числящихся в учете, но фактически отсутствующих;
имущества, которое фактически имеется, но не отражено в учете.

ФСБУ 28/2023 требует документально оформлять фактическое наличие, сопоставление с регистрами и результаты инвентаризации, но не требует при каждой проверке создавать именно отдельную сличительную ведомость. Организация может объединить эти сведения в одном документе.

Нужна ли сличительная ведомость, если расхождений нет?

Отдельная ведомость не обязательна, если утвержденная организацией форма описи или акта уже содержит результаты сопоставления и подтверждает отсутствие расхождений. Выбранный порядок следует закрепить в учетной политике или положении об инвентаризации.

Можно ли объединить опись и сличительную ведомость?

Да. ФСБУ 28/2023 разрешает применять документ, объединяющий сведения о фактическом наличии объектов и результаты инвентаризации.

Формы сличительных ведомостей

С 2013 года унифицированные формы первичных документов в общем случае не являются обязательными. Формы документов утверждает руководитель организации по представлению лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Организация может:

применять унифицированные формы без изменений;
дополнять их необходимыми реквизитами;
разработать собственные бланки;
формировать документы непосредственно в бухгалтерской или ERP-системе;
использовать один объединенный документ вместо нескольких форм.

Главное условие — форма должна быть утверждена организацией и содержать обязательные реквизиты первичного документа.

Форма ИНВ-18

ИНВ-18 — сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств.

В ней обычно отражаются:

наименование основного средства;
инвентарный, заводской или иной идентификационный номер;
год выпуска или ввода в эксплуатацию;
показатели по данным учета;
фактические показатели;
количество и стоимость излишков;
количество и стоимость недостач.

В исходной версии статьи ИНВ-18 была названа формой для нематериальных активов. Это неточно: официальное название формы ИНВ-18 — «Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств».

Нематериальные активы проверяются преимущественно на основании документов и расчетов. Результаты их инвентаризации можно оформить собственной формой либо включить в объединенный документ, утвержденный организацией.

Форма ИНВ-19

ИНВ-19 — сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей.

Форма может использоваться для отражения результатов проверки:

товаров;
сырья и материалов;
готовой продукции;
запасных частей;
хозяйственного инвентаря;
других объектов, учитываемых в составе запасов.

В документе показываются учетное и фактическое количество, стоимость, излишки, недостачи и результаты зачета пересортицы, если для него выполнены установленные условия.

Форма ИНВ-26

ИНВ-26 называется «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией». Это сводный документ, а не отдельная форма сличительной ведомости.

В ИНВ-26 можно обобщить результаты нескольких описей, актов и сличительных ведомостей, а затем представить их руководителю для рассмотрения и утверждения.

Обязательно ли применять ИНВ-18 и ИНВ-19?

Нет. Коммерческая организация вправе утвердить собственную форму. Использование ИНВ-18 и ИНВ-19 удобно, но в общем случае не является обязательным.

Можно ли добавить в ведомость QR-код и место хранения?

Да. В собственную форму можно включить QR-код, штрихкод, серийный номер, фотографию, помещение, подразделение, материально ответственное лицо и другие необходимые сведения.

Что должна содержать сличительная ведомость

Если сличительная ведомость используется как первичный учетный документ, она должна содержать обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Федерального закона № 402-ФЗ:

наименование документа;
дату составления;
наименование организации;
содержание оформляемого факта хозяйственной жизни;
натуральное и при необходимости денежное измерение;
единицы измерения;
должности ответственных лиц;
подписи и данные, позволяющие идентифицировать подписантов.

ИНН, КПП, юридический адрес и вид деятельности организации не относятся к обязательным реквизитам каждого первичного документа. Их можно включить в ведомость для удобства, но отсутствие таких сведений само по себе не делает документ недействительным.

В практической форме сличительной ведомости целесообразно предусмотреть следующие разделы.

Реквизиты инвентаризации

В верхней части документа указывают:

организацию и структурное подразделение;
номер и дату документа;
основание проведения инвентаризации;
период проверки;
дату, по состоянию на которую определялось наличие объектов;
место хранения;
материально ответственное лицо;
ссылку на опись или акт, по которому проводится сопоставление.

Основанием может быть приказ руководителя, составленный по собственной форме или по образцу ИНВ-22.

Идентификация объектов

Для каждого объекта рекомендуется указать:

наименование;
номенклатурный или инвентарный номер;
артикул;
серийный номер;
штрихкод или QR-код;
единицу измерения;
место хранения;
ответственное лицо.

Чем точнее идентифицирован объект, тем ниже риск зачесть расхождения между разными активами с похожими наименованиями.

Учетные и фактические данные

Табличная часть обычно содержит:

количество по данным учета;
учетную или балансовую стоимость;
фактическое количество;
фактическое состояние объекта;
размер излишка;
размер недостачи;
стоимость расхождения;
сведения о пересортице;
предполагаемую причину расхождения;
решение по результатам рассмотрения.

Процент отклонения можно добавить для управленческого анализа, но законодательство не требует обязательно рассчитывать относительное расхождение.

Состав комиссии и подписи

В документе указывают лиц, ответственных за его составление и проверку.

Если один документ одновременно выполняет функции описи и сличительной ведомости по запасам, к нему применяются дополнительные требования ФСБУ 28/2023. В частности, он должен содержать подписи всех членов комиссии и соответствующего материально ответственного лица.

Обязательно ли указывать стоимость расхождений?

Если документ используется для отражения результатов в бухгалтерском учете, стоимость излишков и недостач необходима. При первичном пересчете можно сначала зафиксировать натуральные показатели, а оценку выполнить на следующем этапе.

Нужно ли указывать причины недостачи?

Причину рекомендуется указывать после получения объяснений материально ответственных и других причастных лиц. Не следует автоматически признавать сотрудника виновным только на основании обнаруженного расхождения.

Как заполнить сличительную ведомость

Заполнение документа можно разделить на несколько последовательных этапов.

Шаг 1. Подготовить результаты фактической проверки

Комиссия получает инвентаризационные описи, акты, материалы фотофиксации, результаты пересчета, взвешивания, обмера и осмотра.

Использовать только данные бухгалтерской программы вместо фактической проверки нельзя. ФСБУ 28/2023 запрещает определять наличие активов со слов материально ответственного лица или исключительно по данным регистров бухгалтерского учета.

Шаг 2. Получить учетные остатки

На одну и ту же дату формируются данные бухгалтерского или складского учета:

количество;
стоимость;
подразделение;
место хранения;
ответственное лицо;
идентификаторы объектов.

Дата учетных остатков должна совпадать с датой, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.

Шаг 3. Сопоставить данные по каждому объекту

Объекты сравнивают по устойчивому идентификатору:

инвентарному номеру;
номенклатурному коду;
серийному номеру;
штрихкоду;
QR-коду.

Сопоставление только по наименованию может привести к ошибкам, особенно если в учете присутствуют похожие модели оборудования или разные партии одного товара.

Шаг 4. Рассчитать расхождения

Излишек возникает, если фактическое количество превышает учетное. Недостача возникает, если учетное количество превышает фактическое.

По каждому расхождению следует определить:

количество;
стоимость;
состояние объекта;
возможную причину;
необходимость получения объяснений;
возможность зачета пересортицы;
предполагаемый порядок отражения в учете.

Шаг 5. Квалифицировать результаты

ФСБУ 28/2023 требует определить, к какой категории относится результат:

излишек;
утраченный актив;
поврежденный или испорченный актив;
пересортица;
актив, который еще можно использовать или продать;
сумма, подлежащая возмещению;
задолженность, которую необходимо доначислить, списать или признать сомнительной.

Квалификация результатов утверждается руководителем по представлению лиц, проводивших инвентаризацию.

Шаг 6. Передать документы в бухгалтерию

После утверждения результатов бухгалтерия:

принимает к учету излишки;
отражает недостачи;
учитывает обесценение поврежденных активов;
оформляет расчеты с виновными лицами при наличии оснований;
корректирует задолженность и другие объекты учета.

В скольких экземплярах составлять ведомость?

Общее требование о составлении сличительной ведомости строго в двух экземплярах действующим законодательством не установлено. Количество бумажных экземпляров или электронных копий определяется утвержденной формой и графиком документооборота организации.

Кто утверждает результаты инвентаризации?

Квалификацию результатов утверждает руководитель организации по представлению комиссии или других лиц, на которых возложено проведение инвентаризации.

Как отражаются излишки и недостачи

Результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете в отчетном периоде, к которому относится дата проведения проверки.

ФСБУ 28/2023 предусматривает следующие правила оценки:

излишки принимаются по справедливой стоимости, балансовой стоимости либо балансовой стоимости аналогичных активов;
недостача оценивается по балансовой стоимости отсутствующих активов;
расхождения по задолженности отражаются в суммах, подтвержденных документами и расчетами.

Стоимость излишков относится на доходы организации.

Стоимость утраченных или непригодных активов относится:

на виновных или иных лиц — при наличии оснований для возмещения;
на расходы организации — если основания для возмещения отсутствуют.

Поврежденные активы, которые можно продолжать использовать или продать, учитываются с учетом их обесценения.

Можно ли зачесть недостачу излишками?

Зачет пересортицы допускается только в исключительных случаях: за один период, у одного материально ответственного лица, по активам одного наименования и в одинаковом количестве.

Когда излишки отражаются в учете?

В том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация. Не следует переносить результат только потому, что ведомость была окончательно подписана позже.

Электронная сличительная ведомость

Сличительная ведомость может быть составлена:

на бумажном носителе;
в виде электронного документа;
непосредственно в бухгалтерской, складской или ERP-системе.

Статья 9 Федерального закона № 402-ФЗ допускает оформление первичного документа в электронном виде при условии его подписания электронной подписью.

Для электронного документа необходимо обеспечить:

идентификацию подписантов;
защиту от неконтролируемых изменений;
сохранение первоначальной и исправленной версии;
возможность воспроизвести документ;
хранение в установленный срок;
изготовление бумажной копии, если ее требует закон, государственный орган или договор.

Исправление первичного документа должно содержать дату исправления и подписи лиц, составивших документ. Для электронных документов может создаваться новый исправленный документ со ссылкой на первоначальную версию.

Сколько хранить сличительные ведомости?

Первичные учетные документы хранятся в сроки, установленные правилами архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Для отдельных документов архивными правилами может быть предусмотрен более продолжительный срок.

Нужно ли распечатывать электронную ведомость?

Нет, если документ изначально оформлен электронно и подписан надлежащей электронной подписью. Бумажная копия создается, когда этого требует законодательство, договор или уполномоченный орган.

Автоматизация сличительных ведомостей с помощью QR-кодов

При ручной инвентаризации сотрудники сначала переносят данные в опись, затем бухгалтер повторно вводит их в программу и формирует сличительную ведомость. Такая последовательность увеличивает количество операций и создает риск ошибок при идентификации объектов.

Система QR Учет имущества позволяет организовать процесс иначе:

сотрудник сканирует QR-код объекта мобильным телефоном;
приложение определяет объект, место хранения и ответственное лицо;
фиксируется фактическое наличие и состояние;
при необходимости добавляются фотографии и комментарии;
фактические результаты сопоставляются с учетным перечнем;
автоматически формируется список излишков, недостач и перемещенных объектов;
результаты передаются в бухгалтерскую или ERP-систему;
на основании собранных данных формируется сличительная ведомость.

ФСБУ 28/2023 допускает использование фото- и видеофиксации как альтернативного способа подтверждения наличия отдельных активов, когда обычные способы проверки невозможны или излишне затратны. Однако QR-код и фотография не отменяют необходимость утвердить результаты, оформить документы и обеспечить их подписание.

Может ли мобильное приложение заменить комиссию?

Нет. Приложение является инструментом сбора и обработки данных. Оно не отменяет требования к назначению ответственных лиц, проведению фактической проверки и утверждению результатов.

Можно ли автоматически сформировать ИНВ-18 или ИНВ-19?

Да. Система может заполнить унифицированную или собственную форму на основании результатов сканирования. Используемый шаблон должен быть утвержден организацией.

Распространенные ошибки при оформлении

К типичным ошибкам относятся:

Ссылка в локальных документах на утративший силу приказ Минфина № 49.
Указание, что ИНВ-18, ИНВ-19 и ИНВ-26 обязательны для всех организаций.
Использование ИНВ-18 как стандартной формы для нематериальных активов.
Наименование ИНВ-26 сводной сличительной ведомостью вместо ведомости учета результатов.
Отсутствие утвержденной руководителем формы документа.
Несовпадение даты фактической проверки и даты учетных остатков.
Сопоставление объектов только по названию без инвентарных или номенклатурных номеров.
Включение материально ответственного лица в состав комиссии, проверяющей вверенные ему активы.
Отсутствие материально ответственного лица при проверке фактического наличия соответствующих активов.
Отражение результатов в неправильном отчетном периоде.
Исправление документа без даты и подписей.
Указание виновного лица без получения объяснений и установления оснований для возмещения.

ФСБУ 28/2023 запрещает включать в комиссию материально ответственное лицо, если комиссия проверяет вверенные ему объекты. При этом такое лицо должно присутствовать при установлении фактического наличия соответствующих активов.

Делает ли ошибка в форме результаты инвентаризации недействительными?

Это зависит от характера нарушения. Отсутствие обязательных реквизитов, подписей или достоверной фактической проверки может поставить под сомнение документальное подтверждение результатов.

Можно ли исправить сличительную ведомость?

Да. Исправление должно быть оформлено способом, установленным организацией, содержать дату и подписи ответственных лиц. Для объединенного документа с фактическими остатками исправление также заверяется членами комиссии и материально ответственным лицом.

Сличительная ведомость как инструмент контроля имущества

Сличительная ведомость — это не просто итоговая таблица. Она связывает фактическую проверку имущества с бухгалтерским учетом и управленческими решениями.

Правильно организованный документ позволяет:

подтвердить результаты инвентаризации;
установить размер и стоимость расхождений;
разделить излишки, недостачи, пересортицу и повреждения;
определить порядок дальнейшего использования активов;
своевременно скорректировать учет;
анализировать причины потерь и ошибок;
контролировать работу подразделений и ответственных лиц.

В 2026 году организация может использовать ИНВ-18, ИНВ-19 и ИНВ-26, но обязана рассматривать их как возможные образцы, а не как безусловно обязательные формы. Применяемые документы, состав подписантов, количество экземпляров и порядок электронного согласования следует закрепить во внутренних правилах.

QR Учет имущества помогает автоматизировать сбор фактических данных, идентификацию объектов и подготовку документов. При этом юридическая корректность результата зависит не только от программного обеспечения, но и от правильно утвержденного порядка инвентаризации.