Приказ о проведении инвентаризации

Приказ о проведении инвентаризации: образец, правила оформления и сроки

Приказ о проведении инвентаризации — внутренний распорядительный документ, на основании которого организация определяет объекты проверки, сроки ее проведения, состав инвентаризационной комиссии и порядок представления результатов.

С 1 апреля 2025 года коммерческие организации проводят инвентаризацию с учетом требований Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Ранее применявшиеся Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 13 июня 1995 года № 49, утратили силу. (КонсультантПлюс)по-прежнему может использоваться как готовый образец приказа о проведении инвентаризации. Однако для коммерческих организаций она не является обязательной: компания вправе разработать и утвердить собственную форму документа. (КонсультантПлюс)ументами регулируется проведение инвентаризации

Основные требования к инвентаризации активов и обязательств установлены Федеральным законом от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Статья 11 закона предусматривает, что:

• активы и обязательства организации подлежат инвентаризации;
• фактическое наличие объектов сопоставляется с данными бухгалтерского учета;
• случаи, сроки, порядок и перечень проверяемых объектов определяет организация, кроме ситуаций обязательной инвентаризации;
• выявленные расхождения отражаются в бухгалтерском учете в соответствующем отчетном периоде. (КонсультантПлюс)25 года порядок проведения инвентаризации для коммерческих организаций дополнительно регулируется ФСБУ 28/2023. Стандарт устанавливает требования к определению фактического наличия активов и обязательств, документальному оформлению проверки, работе комиссии и отражению результатов в учете. (КонсультантПлюс)тов, применяемых при инвентаризации, организация определяет самостоятельно и утверждает в учетной политике либо отдельным распорядительным документом. Можно продолжать использовать унифицированные формы ИНВ-22, ИНВ-23, инвентаризационные описи и сличительные ведомости, если они соответствуют процессам компании.

Какой документ заменил приказ Минфина № 49?

С 1 апреля 2025 года вместо Методических указаний по приказу Минфина № 49 применяется ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Сам приказ № 49 официально признан утратившим силу. (КонсультантПлюс)но ли использовать формы ИНВ?

Нет. Коммерческая организация может применять собственные формы документов, утвержденные руководителем. Унифицированные формы ИНВ допускается использовать как готовые шаблоны. (КонсультантПлюс)низации проводят инвентаризацию

Основная задача инвентаризации — подтвердить реальное наличие, состояние и обоснованность отражения активов и обязательств в бухгалтерском учете.

Во время проверки сведения бухгалтерских регистров сопоставляются с фактическими данными. Для материальных объектов используются пересчет, взвешивание, обмер и осмотр. Для расчетов, задолженности, денежных средств на счетах и других нематериальных объектов проводится проверка документов и расчетов. (КонсультантПлюс)я помогает организации:

• выявить недостачи и излишки;
• обнаружить неучтенное имущество;
• проверить местонахождение основных средств, оборудования и запасов;
• оценить состояние и возможность дальнейшего использования имущества;
• выявить поврежденные, утраченные или неиспользуемые активы;
• проверить правильность учета дебиторской и кредиторской задолженности;
• уточнить ответственность работников за переданное им имущество;
• подготовить достоверную бухгалтерскую отчетность.

Инвентаризация является не только бухгалтерской процедурой. Она также используется как инструмент внутреннего контроля, позволяющий проверить сохранность имущества и актуальность сведений о его местонахождении и состоянии.

Что проверяют во время инвентаризации?

Проверке могут подлежать основные средства, запасы, товары, оборудование, денежные средства, расчеты, обязательства, имущественные права, забалансовое имущество и другие объекты бухгалтерского учета.

Можно ли проверить только часть имущества?

Да. При внеплановой или выборочной инвентаризации руководитель может определить конкретные подразделения, места хранения, группы имущества или материально ответственных лиц. В обязательных случаях, связанных с порчей, передачей имущества или сменой ответственного работника, проверяются непосредственно связанные с событием объекты. (КонсультантПлюс)едение инвентаризации обязательно

ФСБУ 28/2023 устанавливает случаи, при которых организация обязана провести инвентаризацию.

К ним относятся:

• составление годовой бухгалтерской отчетности;
• передача или возврат активов в аренду, управление либо безвозмездное пользование вне обычной деятельности;
• отчуждение активов;
• смена материально ответственного работника;
• смена руководителя коллектива или бригады при коллективной материальной ответственности;
• выявление факта утраты, повреждения или порчи имущества;
• пожар, авария, стихийное бедствие или другая чрезвычайная ситуация;
• реорганизация организации, кроме преобразования;
• ликвидация организации. (КонсультантПлюс)ии годовой отчетности инвентаризация проводится по состоянию на отчетную дату. Для основных средств, нематериальных активов, капитальных вложений и запасов могут учитываться результаты проверки, проведенной не ранее 1 октября отчетного года.

Организация вправе инвентаризировать библиотечные фонды один раз в пять лет, а иные основные средства — один раз в три года. При этом внутренними правилами можно установить более частую проверку имущества. (КонсультантПлюс)но ли ежегодно проверять все основные средства?

ФСБУ 28/2023 допускает инвентаризацию основных средств один раз в три года. Однако организация может установить ежегодную или более частую проверку для отдельных категорий имущества.

Когда проводят инвентаризацию при смене материально ответственного лица?

Проверка проводится по состоянию на день приемки-передачи дел. В приказе рекомендуется точно указать дату, проверяемое имущество и лиц, участвующих в передаче.

Когда нужна внеплановая инвентаризация

Внеплановая инвентаризация проводится вне утвержденного годового графика. Основанием может быть обязательный случай, предусмотренный законодательством, либо решение руководителя организации.

Руководитель может назначить внеплановую проверку, если необходимо:

• проверить сохранность дорогостоящего имущества;
• установить причины расхождений в учете;
• проконтролировать имущество, переданное сотрудникам или подрядчикам;
• проверить отдельный склад, подразделение или место эксплуатации;
• подтвердить наличие оборудования перед ремонтом, перемещением или списанием;
• расследовать предполагаемую недостачу или нарушение правил хранения;
• проверить данные после изменения учетной системы;
• оценить качество работы материально ответственных сотрудников.

Внеплановая проверка может быть полной или выборочной. Ее объем определяется целями инвентаризации и фиксируется в приказе.

Если проверка проводится для внутреннего контроля, руководитель самостоятельно устанавливает дату начала, продолжительность, объекты и состав комиссии. Если инвентаризация относится к обязательным случаям, сроки должны учитывать требования ФСБУ 28/2023.

Нужно ли заранее предупреждать о внеплановой инвентаризации?

Законодательство не устанавливает единый срок предупреждения. Порядок уведомления можно закрепить во внутренних документах. При контрольной проверке раннее раскрытие точной даты может снизить ее эффективность.

Можно ли провести внезапную инвентаризацию?

Да. Руководитель вправе назначить внезапную проверку, если она не нарушает обязательные требования к комиссии, документированию и определению фактического наличия имущества.

Как оформить приказ о проведении инвентаризации

Приказ оформляется до начала проверки. Документ подтверждает решение руководителя и определяет организационные параметры инвентаризации.

Компания может использовать:

• унифицированную форму ИНВ-22;
• собственный шаблон приказа;
• электронный распорядительный документ, если такой порядок предусмотрен системой документооборота организации.

Форма ИНВ-22 удобна тем, что уже содержит основные сведения о проверке. Однако ее можно дополнить полями, необходимыми конкретной организации: кодами подразделений, адресами объектов, перечнем помещений, правилами фотофиксации, ответственными за выгрузку учетных данных и сроками устранения расхождений.

Приказ регистрируется по действующим в организации правилам делопроизводства. Для учета распоряжений можно применять журнал по форме ИНВ-23 или собственный электронный журнал.

Номер и дата приказа должны использоваться в связанных с проверкой документах, чтобы инвентаризационные описи, акты и сличительные ведомости можно было объединить в единый комплект.

Обязателен ли отдельный приказ на каждую инвентаризацию?

Организация может оформить отдельный приказ либо утвердить план инвентаризаций на период. Однако для каждой проверки должны быть однозначно определены ее объекты, сроки, основания и ответственные лица.

Можно ли оформить приказ в электронной форме?

Да. Документы инвентаризации могут оформляться в электронной форме при соблюдении требований законодательства о бухгалтерском учете и установленного в организации порядка электронного документооборота. (КонсультантПлюс)ь в приказе на инвентаризацию

Чтобы приказ о проведении инвентаризации не допускал неоднозначного толкования, в него рекомендуется включить следующие сведения:

• полное или сокращенное наименование организации;
• название документа;
• номер и дату приказа;
• основание и цель проведения проверки;
• вид инвентаризации: плановая, внеплановая, полная или выборочная;
• перечень проверяемых активов и обязательств;
• подразделения, склады, помещения или адреса проведения проверки;
• дату, по состоянию на которую проводится инвентаризация;
• дату начала и окончания работ;
• председателя и членов инвентаризационной комиссии;
• ответственных за подготовку учетных данных и документов;
• порядок ограничения движения имущества во время проверки;
• срок передачи описей, актов и ведомостей в бухгалтерию;
• срок подготовки предложений по выявленным расхождениям;
• лицо, контролирующее исполнение приказа;
• подпись руководителя.

В качестве основания можно указать составление годовой отчетности, смену материально ответственного работника, выявление повреждения имущества, передачу активов, служебную записку, акт внутреннего контроля или утвержденный график.

Не следует использовать общие формулировки вроде «проверить имущество организации», если фактически проверяется только один склад или подразделение. Объем проверки должен быть определен так, чтобы комиссия могла однозначно установить, какие объекты относятся к инвентаризации.

Как сформулировать цель инвентаризации?

Цель зависит от основания проверки. Например: подтверждение достоверности годовой отчетности, проверка сохранности имущества, передача дел новому ответственному работнику или установление причин выявленной недостачи.

Нужно ли перечислять каждый объект в приказе?

Необязательно. Можно указать категорию имущества, подразделение, место хранения или приложить отдельный перечень. Главное, чтобы границы проверки были однозначными.

Как сформировать инвентаризационную комиссию

При обязательной инвентаризации создается инвентаризационная комиссия. Если объем работ значительный, руководитель вправе сформировать несколько комиссий и определить порядок их взаимодействия. (КонсультантПлюс)ссии обычно включают работников, способных проверить фактическое наличие, состояние и учет имущества:

• сотрудников бухгалтерии;
• представителей финансовой службы;
• работников административного или хозяйственного подразделения;
• технических специалистов;
• представителей службы внутреннего контроля;
• работников юридической службы;
• руководителей подразделений, не отвечающих непосредственно за проверяемое имущество.

Материально ответственное лицо, отвечающее за проверяемые объекты, нельзя включать в состав комиссии. (КонсультантПлюс)тственный работник может участвовать в предоставлении имущества, документов и пояснений, а также знакомиться с результатами проверки в порядке, установленном организацией.

По действующим правилам отсутствие одной пятой или более членов комиссии при обязательной инвентаризации является основанием для признания ее результатов недействительными. Поэтому участие членов комиссии необходимо фиксировать в документах. (КонсультантПлюс)допускает не создавать комиссию в отдельных случаях, например если в организации работают только руководитель и бухгалтер либо инвентаризация передана аудиторской организации. (КонсультантПлюс)материально ответственное лицо входить в комиссию?

Нет. Работника, на которого возложена материальная ответственность за проверяемые объекты, нельзя включать в состав соответствующей комиссии.

Что делать, если член комиссии отсутствует?

При обязательной инвентаризации отсутствие одной пятой или более состава делает результаты недействительными. Приказ следует изменить до проведения проверки либо обеспечить участие необходимого количества членов комиссии.

Подготовка и проведение инвентаризации имущества

До начала фактического пересчета рекомендуется выполнить организационную подготовку:

• определить полный перечень проверяемых объектов;
• получить актуальные учетные данные;
• проверить наличие инвентарных номеров и маркировки;
• разделить имущество по помещениям и ответственным лицам;
• подготовить инвентаризационные описи или мобильное приложение;
• определить порядок учета поступлений и перемещений во время проверки;
• проверить исправность сканеров, весов, измерительных приборов и другого оборудования;
• проинструктировать членов комиссии.

ФСБУ 28/2023 требует создать условия для полного и точного определения фактического наличия объектов. Организация должна обеспечить комиссию работниками, средствами связи, исправным оборудованием, измерительными приборами и другими необходимыми ресурсами. (КонсультантПлюс)анавливать деятельность подразделения требуется не всегда. Однако на время проверки необходимо контролировать поступление, выдачу, перемещение и списание имущества. Иначе данные описи могут не соответствовать фактическому состоянию на установленную дату.

Фактическое наличие материальных активов определяется посредством пересчета, осмотра, взвешивания или обмера. Если стандартные способы невозможно применить либо они требуют несоразмерных затрат, допускаются альтернативные методы, обеспечивающие достижение цели проверки, включая фото- и видеофиксацию. (КонсультантПлюс)останавливать работу склада?

Полная остановка не всегда обязательна. Компания может разделить склад на зоны или установить контролируемый порядок движения товаров. Все операции во время проверки должны документироваться.

Можно ли использовать фотографии при инвентаризации?

Да. ФСБУ 28/2023 допускает фото- и видеофиксацию как альтернативный способ подтверждения наличия отдельных активов, если обычный пересчет невозможен или излишне затратен. (КонсультантПлюс)менты оформляют по результатам проверки

Фактическое наличие объектов, сопоставление с бухгалтерскими регистрами и результаты проверки должны быть документально оформлены.

В зависимости от состава имущества организация может использовать:

• инвентаризационные описи;
• акты инвентаризации;
• сличительные ведомости;
• ведомости выявленных расхождений;
• протокол комиссии;
• объяснения ответственных работников;
• заключения технических специалистов;
• приказ руководителя об утверждении результатов;
• документы на оприходование излишков, списание или взыскание ущерба.

ФСБУ 28/2023 допускает объединять сведения о фактическом наличии и результаты сопоставления с учетными данными в одном документе. (КонсультантПлюс)организациям не обязательно применять акт по форме 0504835. Эта форма относится прежде всего к документообороту организаций бюджетной сферы. Коммерческая компания использует формы, утвержденные руководителем.

Комиссия анализирует выявленные расхождения и представляет руководителю предложения по их квалификации. Руководитель определяет, какие объекты являются излишками, недостачей, пересортицей, поврежденными активами или задолженностью, подлежащей корректировке. (КонсультантПлюс)ументы обязательны при инвентаризации?

Обязательным является документальное подтверждение фактического наличия, сопоставления с бухгалтерскими данными и результатов проверки. Конкретные формы организация утверждает самостоятельно.

Можно ли объединить опись и сличительную ведомость?

Да. ФСБУ 28/2023 разрешает применять объединенный документ, в котором отражены фактические данные, учетные сведения и результаты сопоставления. (КонсультантПлюс)ются излишки, недостачи и поврежденное имущество

Результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете после их квалификации руководителем.

Выявленные излишки могут приниматься к учету по справедливой стоимости, балансовой стоимости или стоимости аналогичных активов. Недостача оценивается по балансовой стоимости утраченного имущества. (КонсультантПлюс)аченных или непригодных активов относится:

• на виновных или иных обязанных лиц, если существуют основания для возмещения ущерба;
• на расходы организации, если основания для возмещения отсутствуют.

Если поврежденное имущество можно использовать или продать, его стоимость корректируется с учетом обесценения. (КонсультантПлюс)рба с работника не происходит автоматически только на основании инвентаризационной ведомости. Организации необходимо установить причины недостачи, запросить объяснения, определить наличие вины и соблюдать требования трудового законодательства.

Если виновное лицо не установлено или отсутствуют основания для взыскания, стоимость недостачи может быть отнесена на расходы организации в установленном порядке.

Результаты должны быть зарегистрированы в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата проведения инвентаризации. (КонсультантПлюс)сразу удержать недостачу из зарплаты работника?

Нет. Сначала необходимо установить размер ущерба, причины его возникновения, наличие вины и правовые основания для взыскания. Порядок удержания зависит от обстоятельств и требований трудового законодательства.

В каком периоде отражаются результаты инвентаризации?

Расхождения отражаются в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась проверка. (КонсультантПлюс)тизировать проведение инвентаризации

При ручной инвентаризации комиссия работает с распечатанными описями, самостоятельно ищет объекты и переносит результаты в учетную систему. При большом количестве имущества это увеличивает продолжительность проверки и риск технических ошибок.

Автоматизация инвентаризации позволяет организовать работу по другой схеме:

• имущество маркируется QR-кодами или штрихкодами;
• комиссия получает перечень объектов в мобильном приложении;
• сотрудник сканирует код непосредственно на месте;
• система фиксирует объект, помещение, исполнителя и время проверки;
• при необходимости добавляются фотографии и комментарии;
• данные автоматически сопоставляются с учетным перечнем;
• по завершении формируется список недостач, излишков и других расхождений.

Мобильное приложение особенно полезно при проверке распределенного имущества: инструментов, офисной техники, оборудования, мебели, хозяйственного инвентаря и объектов, переданных сотрудникам или находящихся на удаленных площадках.

Цифровая система не заменяет приказ о проведении инвентаризации, комиссию и утверждение результатов руководителем. Ее задача — ускорить сбор фактических данных, обеспечить прослеживаемость действий и уменьшить объем ручной обработки документов.

ФСБУ 28/2023 допускает применение альтернативных способов подтверждения наличия активов, включая фото- и видеофиксацию. Это позволяет включать цифровые подтверждения в установленный организацией процесс инвентаризации. (КонсультантПлюс)ли мобильное приложение инвентаризационные документы?

Нет. Приложение используется для сбора и обработки данных. Результаты проверки должны быть оформлены документами, утвержденными в учетной политике или внутренних регламентах организации.

Можно ли проводить инвентаризацию по QR-кодам?

Да. QR-код помогает идентифицировать конкретный объект и открыть его учетную карточку. При этом комиссия должна проверить фактическое наличие и состояние самого имущества, а не только считать код.

Итоги

Приказ о проведении инвентаризации определяет основание, объем, сроки и участников проверки. Для его оформления организация может применять форму ИНВ-22 либо собственный шаблон.

При подготовке приказа важно:

• точно определить объекты и места проведения проверки;
• установить дату начала и окончания работ;
• назначить комиссию без включения материально ответственных лиц;
• определить порядок оформления результатов;
• обеспечить контроль движения имущества;
• своевременно отразить выявленные расхождения в бухгалтерском учете.

С 1 апреля 2025 года коммерческим организациям необходимо учитывать требования ФСБУ 28/2023. Поэтому старые шаблоны приказов и внутренних регламентов рекомендуется проверить и при необходимости актуализировать. (КонсультантПлюс)обновлять положение об инвентаризации после 1 апреля 2025 года?

Да, если внутренний документ ссылается на приказ Минфина № 49 или содержит правила, не соответствующие ФСБУ 28/2023. Устаревшие ссылки и процедуры следует заменить.

Кто утверждает результаты инвентаризации?

Квалификацию результатов утверждает руководитель организации на основании материалов и предложений инвентаризационной комиссии или других лиц, проводивших проверку. (КонсультантПлюс)равляет устаревшие правовые утверждения и расширяет семантику по запросам, связанным с формой ИНВ-22, комиссией, сроками, внеплановой проверкой и оформлением результатов.