Инвентаризация маркированных товаров

Инвентаризация маркированных товаров по кодам Data Matrix

Инвентаризация маркированных товаров отличается от обычного пересчета товарных остатков. В данном случае недостаточно подтвердить общее количество продукции по каждой товарной позиции. Необходимо определить, какие конкретные экземпляры находятся в магазине или на складе, считать их уникальные коды Data Matrix и сопоставить полученные сведения с учетной системой.

Если компания одновременно учитывает маркированную продукцию, оборудование и другие материальные объекты, целесообразно формировать единый цифровой контур управления. Для этого можно использовать автоматизацию ТОИР на базе системы «QR Учет имущества», а для выполнения операций непосредственно в магазине или на складе — «Мобильное приложение QR Учет имущества». Мобильное решение позволяет назначать задания, фиксировать исполнителей, считывать коды, сохранять результаты проверки и передавать подтвержденные данные в учетную систему.

Грамотно организованная инвентаризация маркированных товаров помогает выявлять не только недостачи и излишки, но и более сложные расхождения. Например, фактическое количество продукции может полностью совпадать с учетными данными, но состав уникальных кодов окажется другим. Без поэкземплярной проверки обнаружить такую проблему невозможно.

Что такое инвентаризация маркированных товаров

Инвентаризация маркированных товаров — это поэкземплярная проверка продукции, при которой каждый найденный код маркировки сопоставляется с данными внутреннего учета.

Код Data Matrix содержит сведения, позволяющие идентифицировать конкретную единицу товара. Поэтому два внешне одинаковых изделия с одним наименованием, артикулом и GTIN учитываются как отдельные экземпляры.

При обычном количественном пересчете сотрудник может указать, что на складе находится 50 единиц определенного товара. При проверке маркированной продукции необходимо считать 50 отдельных кодов и подтвердить наличие каждого из них.

Инвентаризация маркированных товаров должна отвечать сразу на несколько вопросов:

• какие коды Data Matrix фактически обнаружены;
• какие коды числятся во внутренней учетной системе;
• соответствует ли код указанной товарной позиции;
• не был ли один код считан несколько раз;
• соответствует ли учетное местонахождение фактическому;
• не числится ли отсутствующий товар в остатках;
• нет ли на складе кодов, отсутствующих в учетной базе;
• можно ли считать маркировку и использовать товар в дальнейших операциях.

Результатом проверки становится не только количество продукции, но и подтвержденный перечень конкретных кодов.

Чем инвентаризация маркированных товаров отличается от обычной

Главное различие состоит в уровне детализации учета.

Обычная инвентаризация товаров отвечает на вопрос, сколько единиц определенного товара находится в наличии. Инвентаризация маркированных товаров должна подтвердить, какие именно экземпляры были найдены.

Предположим, по данным учетной системы в магазине числится 100 одинаковых изделий. Во время пересчета сотрудники также обнаружили 100 изделий. При количественном учете расхождение отсутствует.

Однако после сканирования может выясниться, что пять найденных кодов не зарегистрированы в учетной системе. Одновременно в системе числятся пять других кодов, которые фактически отсутствуют. Количество совпадает, но поэкземплярный состав остатков некорректен.

Такие расхождения могут возникать из-за незавершенной приемки, неправильного оформления возврата, ошибочного перемещения, сбоя обмена с 1С или некорректной обработки кодов при продаже.

Поэтому инвентаризация маркированной продукции не должна завершаться только сравнением общего количества.

Какие данные необходимо сопоставить

Для получения достоверного результата необходимо сравнить сведения из нескольких источников.

Первый источник — фактически считанные коды. Это перечень Data Matrix, обнаруженных сотрудниками в торговом зале, на складе, в зоне приемки, среди возвратов или в других местах хранения.

Второй источник — внутренняя учетная система. В ней должны храниться сведения о товарной позиции, уникальном коде, организации, подразделении, складе и текущем состоянии продукции.

Третий источник — государственная информационная система маркировки. Проверка сведений в ней может потребоваться при обработке спорных кодов, несовпадении статусов или отсутствии понятного основания для нахождения товара на остатках.

При этом данные разных систем могут не совпадать по времени. Например, товар уже принят физически, но документ еще не проведен в 1С. Возможна и обратная ситуация: операция зарегистрирована во внутренней базе, однако сведения еще не были переданы или обработаны внешней системой.

До начала инвентаризации необходимо определить момент, на который фиксируются остатки, и завершить критически важные операции обмена.

Подготовка к инвентаризации маркированных товаров

Подготовка должна быть сосредоточена не только на организации пересчета, но и на качестве исходных данных.

До начала проверки следует завершить документы приемки, реализации, возврата и перемещения либо отдельно зафиксировать незавершенные операции. В противном случае один и тот же код может одновременно находиться в документе обмена, числиться на одном складе и фактически располагаться в другом месте.

Из 1С или другой учетной системы необходимо выгрузить ожидаемый перечень кодов. В выгрузке желательно сохранить связь каждого Data Matrix с товарной позицией, GTIN, местом хранения и документом поступления.

Отдельно проверяется оборудование. Смартфон или терминал сбора данных должен корректно распознавать Data Matrix и передавать полное содержимое кода без обрезки. Обычный штрихкод EAN не заменяет код маркировки, поскольку позволяет определить только вид товара, но не конкретный экземпляр.

Перед началом массовой проверки рекомендуется считать несколько контрольных образцов. Полученные значения следует сравнить с данными, хранящимися в 1С. Это позволяет заранее обнаружить ошибки кодировки, обработки специальных символов или обмена между системами.

Как проводится сканирование кодов Data Matrix

Сотрудник получает электронное задание с указанием склада, магазина, помещения или другой проверяемой зоны. После этого он последовательно считывает Data Matrix с каждой единицы продукции.

Мобильное приложение должно определить товарную позицию и проверить, присутствует ли считанный код в ожидаемом перечне. Если код найден, система отмечает его как фактически подтвержденный.

Если код отсутствует в задании, сотрудник не должен вручную относить товар к похожей позиции. Такая продукция фиксируется как отдельное расхождение и передается на дополнительную проверку.

Система также должна контролировать повторное считывание. Один и тот же код может быть случайно отсканирован несколько раз, особенно при проверке большого количества одинаковых упаковок. Повторное сканирование не должно увеличивать фактический остаток.

Для проверки крупных складов целесообразно разделять помещение на зоны. При этом код связывается не только с товаром, но и с фактическим местом обнаружения. Такой подход помогает выявить продукцию, которая числится на другом складе или в другом подразделении.

Проверка групповых и транспортных упаковок

Маркированная продукция может находиться в индивидуальной, групповой или транспортной упаковке. Порядок проверки зависит от того, какие сведения об упаковке хранятся в учетной системе.

Если состав групповой упаковки зарегистрирован и остается неизменным, приложение может использовать агрегированный код для подтверждения вложенных единиц. Однако перед применением такого способа необходимо убедиться, что упаковка не вскрывалась и ее состав не менялся.

Если товары были извлечены, частично реализованы или перемещены отдельно, одного сканирования внешнего кода недостаточно. В таком случае необходимо проверить индивидуальные коды оставшейся продукции.

Ошибочное использование агрегированных кодов может привести к ситуации, когда система подтверждает наличие всех вложенных товаров, хотя часть из них фактически отсутствует.

Правила работы с упаковками необходимо закрепить во внутренних инструкциях и учитывать при настройке мобильного приложения.

Расхождения при инвентаризации маркированных товаров

Поэкземплярная сверка позволяет выявить расхождения, которые невозможно обнаружить при обычном количественном пересчете.

Наиболее распространенные ситуации:

• код обнаружен физически, но отсутствует во внутреннем учете;
• код числится в учетной системе, но товар не найден;
• найден другой код той же товарной позиции;
• код относится к другому товару;
• один код обнаружен в нескольких местах;
• один Data Matrix считан несколько раз;
• физический товар находится не на том складе;
• учетный статус кода не соответствует фактическому состоянию товара;
• код поврежден и не может быть считан;
• агрегированная упаковка имеет неполный состав.

Каждое расхождение необходимо обрабатывать отдельно. Автоматическое выравнивание количества без проверки кодов может скрыть ошибку, но не устранить ее причину.

Код найден, но отсутствует в учетной системе

Такая ситуация часто возникает при незавершенной приемке. Товар уже размещен на складе, но документ поступления еще не проведен или содержащиеся в нем коды не были загружены в учетную систему.

Другой возможной причиной является ошибка обмена. Документ может быть успешно оформлен в одной системе, но не передан в другую.

Перед оприходованием найденного товара необходимо определить источник его поступления. Для этого проверяются документы приемки, перемещения, возврата и остатки других подразделений.

Нельзя автоматически добавлять неизвестный код в учет только на основании его физического наличия. Сначала необходимо подтвердить товарную позицию, владельца, основание поступления и допустимость дальнейшего обращения продукции.

Код числится в системе, но товар отсутствует

Если код зарегистрирован в остатках, но не найден во время инвентаризации, необходимо провести контрольную проверку.

Товар может находиться в другой зоне, быть временно передан сотруднику, перемещен без оформления документа или размещен среди возвратов и брака.

Если физическое наличие подтвердить не удалось, следует проверить историю операций. Возможно, товар был продан, списан или возвращен поставщику, но соответствующий документ не был завершен.

При отсутствии учетного основания фиксируется недостача конкретного маркированного экземпляра. Это позволяет точно определить, какой код утрачен, а не только указать общее количество отсутствующей продукции.

Найден другой код того же товара

Это один из наиболее важных видов расхождений.

Количество продукции может полностью совпадать с данными системы, однако фактически найденные коды отличаются от ожидаемых. Например, вместо десяти зарегистрированных экземпляров обнаружены восемь ожидаемых и два неизвестных кода того же товара.

В такой ситуации нельзя взаимно зачесть расхождения только по количеству. Необходимо отдельно определить происхождение найденных кодов и причину отсутствия ожидаемых.

Проблема может быть связана с ошибкой при приемке, неправильным возвратом, перемещением между магазинами или заменой товара без отражения кодов в документах.

Несоответствие кода товарной позиции

После сканирования приложение должно проверять связь Data Matrix с товарной карточкой.

Несоответствие может возникнуть, если этикетка наклеена на другой товар, код ошибочно привязан к номенклатуре или при обмене была передана неполная информация.

Такую продукцию необходимо временно отделить от доступных к продаже остатков. До выяснения причины сотрудник не должен вручную менять товарную позицию или заменять код.

Для разбора ситуации сохраняются фотография упаковки, считанное значение, место обнаружения и сведения об исполнителе.

Поврежденные и нечитаемые коды Data Matrix

Во время хранения и перемещения маркировка может быть повреждена, загрязнена или частично утрачена. В результате смартфон или терминал не сможет считать Data Matrix.

Сначала следует повторить попытку другим устройством и при другом освещении. Если код по-прежнему не распознается, товар фиксируется как проблемный.

В карточке расхождения необходимо сохранить наименование продукции, место обнаружения, фотографию упаковки и описание повреждения. При наличии доступных идентификационных данных они также вносятся в систему.

Такой товар не следует учитывать как полностью подтвержденный только на основании внешнего сходства. Дальнейшие действия зависят от товарной категории, состояния упаковки и применимого порядка перемаркировки.

Важно сохранить связь между исходным товаром, поврежденным кодом, основанием для изменения маркировки и новым кодом, если он будет нанесен.

Сверка результатов с 1С

После завершения сканирования мобильное приложение формирует перечень фактически найденных кодов. Этот перечень передается в 1С: Бухгалтерию, 1С: Управление торговлей, 1С: ERP или другую учетную систему.

Система разделяет результаты на подтвержденные и проблемные. К первой группе относятся коды, которые найдены физически и присутствуют в ожидаемых остатках. Во вторую входят отсутствующие, дополнительные, повторные, поврежденные и неправильно размещенные коды.

Проблемные записи не должны автоматически изменять остатки. Сначала проводится контрольная проверка, после которой ответственный сотрудник принимает решение.

По подтвержденным расхождениям оформляются необходимые документы приемки, перемещения, списания, возврата или корректировки. Вид документа зависит от причины расхождения, а не только от фактического результата пересчета.

При обмене необходимо передавать полное значение кода маркировки. Сохранение только GTIN позволяет определить товарную позицию, но не обеспечивает поэкземплярный учет.

Проверка статусов маркированной продукции

Физическое наличие товара и его присутствие во внутренней базе еще не означают, что учет полностью корректен.

Для спорных кодов может потребоваться проверка состояния в государственной информационной системе маркировки. Например, товар может находиться на складе, хотя его код уже был отражен как выбывший из оборота.

Возможна и обратная ситуация: продукция поступила фактически, но переход права собственности или приемка кодов еще не завершены.

Проверку статусов целесообразно проводить после первичного сопоставления с 1С. Это сокращает объем запросов и позволяет сосредоточиться только на кодах с расхождениями.

Изменять состояние кода необходимо на основании реальной хозяйственной операции и соответствующего документа. Инвентаризация выявляет проблему, но сама по себе не заменяет оформление приемки, возврата, списания или перемещения.

Отчет об инвентаризации маркированных товаров

Отчет должен сохранять результаты на уровне отдельных кодов.

Для каждой записи фиксируются товарная позиция, GTIN, полное значение Data Matrix, фактическое место обнаружения, учетное местонахождение, состояние сверки и причина расхождения.

Также желательно сохранять дату и время сканирования, исполнителя, повторную проверку, принятое решение и ссылку на документ, которым была исправлена учетная ситуация.

Итоговый отчет позволяет отделить полностью подтвержденные остатки от кодов, требующих дополнительной обработки.

Руководитель получает возможность оценить не только сумму недостачи, но и причины возникновения ошибок. Например, значительное количество неизвестных кодов может указывать на проблемы при приемке, а частые несоответствия местонахождения — на неоформленные внутренние перемещения.

Автоматизация инвентаризации маркированных товаров

Ручная обработка большого количества уникальных кодов требует значительных затрат времени. Особенно сложно сопоставлять результаты, если сотрудники используют бумажные ведомости или отдельные файлы.

Мобильная автоматизация позволяет выполнять проверку непосредственно в месте хранения и сразу контролировать качество данных.

Система для инвентаризации маркированных товаров должна обеспечивать:

• считывание полных кодов Data Matrix;
• проверку соответствия кода товарной позиции;
• контроль повторного сканирования;
• фиксацию фактического местонахождения;
• работу с индивидуальными и агрегированными кодами;
• сохранение фотографий поврежденной маркировки;
• формирование заданий по складам и зонам;
• работу без постоянного подключения к сети;
• сверку фактических кодов с выгрузкой из 1С;
• разделение подтвержденных данных и расхождений;
• передачу утвержденных результатов в учетную систему;
• сохранение истории действий сотрудников.

Автоматизация уменьшает количество ручных операций и не позволяет скрыть поэкземплярные расхождения за совпадением общего количества.

Мобильное приложение «QR Учет имущества»

Мобильное приложение QR Учет имущества может использоваться как инструмент для выполнения заданий непосредственно в магазине или на складе.

Из учетной системы в приложение передается документ или электронное задание, содержащее товарные позиции, ожидаемые коды, GTIN и изображения продукции. Сотрудник последовательно сканирует найденные Data Matrix и видит результат проверки на экране смартфона.

Приложение может сразу показывать, присутствует ли код в задании, не был ли он считан ранее и соответствует ли ожидаемой товарной позиции. Неизвестные и поврежденные коды сохраняются отдельно с комментариями и фотографиями.

После завершения работы подтвержденный результат передается в 1С. При этом сотрудники, отвечающие за учет, получают не общий пересчет, а структурированный перечень кодов и расхождений.

Если обнаружен товар, которого не было в исходном документе, приложение фиксирует его как дополнительный. Дальнейшее оформление поступления или корректировки выполняется в 1С после проверки основания.

Важной профилактической мерой для сокращения количества расхождений является контроль маркированной продукции при приходе от поставщика.

Типичные ошибки при внедрении

Одна из наиболее распространенных ошибок — использование обычного штрихкода вместо Data Matrix. Сканирование EAN позволяет определить вид товара, но не конкретный экземпляр.

Другая проблема связана с передачей неполного кода. При неправильной настройке программного обеспечения часть значения может быть обрезана, из-за чего сопоставление с учетной системой становится невозможным.

Нельзя считать проверку завершенной, если совпало только количество товара. Для маркированной продукции требуется совпадение конкретных кодов.

Также опасно автоматически оприходовать все неизвестные коды или списывать все отсутствующие. Сначала необходимо определить причину расхождения и проверить незавершенные документы.

Перед массовым внедрением рекомендуется провести испытание на одном магазине, складе или товарной группе. Это позволяет проверить оборудование, обмен с 1С, обработку специальных символов и правила работы сотрудников.

Как повысить точность инвентаризации

Точность зависит не только от качества сканера. Важную роль играет состояние учетных процессов между инвентаризациями.

Если приемка, перемещение, возвраты и списания оформляются с задержкой, даже правильно проведенная проверка выявит большое количество временных расхождений.

Поэтому все операции с маркированной продукцией необходимо регистрировать по мере их выполнения. Мобильное сканирование целесообразно использовать не только при инвентаризации, но и при приемке, внутренних перемещениях, возвратах и списании.

Единый подход позволяет сохранять историю движения каждого экземпляра и быстрее определять причины расхождений.

Необходимо также контролировать качество маркировки при поступлении. Поврежденный код лучше обнаружить во время приемки, а не после размещения товара или непосредственно перед продажей.

Заключение

Инвентаризация маркированных товаров представляет собой поэкземплярную сверку фактически найденной продукции с внутренними учетными данными. Для получения достоверного результата необходимо считать каждый Data Matrix, проверить его связь с товарной позицией, определить местонахождение и обработать выявленные расхождения.

Совпадение общего количества не подтверждает правильность учета. На складе могут находиться другие экземпляры того же товара, дополнительные коды или продукция с неподходящим учетным состоянием.

Для выполнения проверки в магазине или на складе рекомендуется использовать программные продукты QR Учет имущества. Оно позволяет выдавать задания сотрудникам, сканировать Data Matrix, контролировать повторные считывания, фиксировать поврежденную маркировку и передавать подтвержденные результаты в 1С.

Если учет маркированной продукции является частью более широкой системы управления материальными объектами и оборудованием, целесообразно внедрить автоматизацию ТОИР на базе веб приложения QR Учет имущества. Единый цифровой контур повышает прозрачность операций, сохраняет историю действий и помогает поддерживать достоверные данные об объектах, товарах и их фактическом местонахождении.