Инвентаризация товаров по QR кодам

При приемке товаров в магазине, сотрудники, ответственные за учет, заносят их в учетную систему, используемую в торговой точке. После продажи единицу товара удаляют с остатков. Но этого недостаточно. Для понимания реальной картины , происходящей со складским остатком, производится инвентаризация товаров. В этой статье мы расскажем когда , как её провести и как оформить результат, на что важно обратить внимание.

Для чего нужна инвентаризация товаров

Инвентаризация товаров — это комплексная процедура, которая позволяет торговым предприятиям контролировать свои запасы и обеспечивать точность учетных данных. Суть процесса заключается в том, чтобы фактическое количество товара в магазине и на складе было сопоставлено с показателями, отраженными в учетной системе или товарных ведомостях. Если же автоматизированный учет отсутствует, то именно инвентаризация становится единственным инструментом для понимания, какие позиции есть в наличии, какие отсутствуют, а какие требуют списания из-за истечения срока годности или повреждения.

Проведение инвентаризации товаров помогает владельцу или управляющему торговой точки получить объективную картину о реальных запасах и их состоянии. На основе этих данных можно выявить наиболее ходовые позиции, определить товар, который плохо продается, зафиксировать потери от краж или порчи, а также оптимизировать закупочную стратегию. Кроме того, регулярная инвентаризация повышает дисциплину персонала, так как сотрудники знают, что их работа и обращение с товаром находятся под постоянным контролем.

Результаты ревизии позволяют не только выявлять несоответствия, но и оценивать общую эффективность работы магазина: качество учета, уровень продаж, правильность хранения продукции. В долгосрочной перспективе это помогает снизить расходы на закупки, улучшить товарооборот, а также повысить прибыльность бизнеса. Именно поэтому инвентаризация товаров рассматривается как ключевой элемент системы внутрен

Когда нужно проводить инвентаризацию

Владелец сам определяет график проведения плановой инвентаризации. Расписание проверок зависит от размера магазина , его проходимости , показателей работы персонала.

Но нельзя забывать , что проведение инвентаризации товаров может остановить работу магазина на целый день, а иногда и больше. В связи с этим в маленькой торговой точке для инвентаризации обычно выбирают время с наименьшей проходимостью: раннее утро , поздний вечер или ночь. В крупных магазинах переучет . чаще всего , проводят либо ночью в несколько этапов либо останавливая работу предприятия вплоть до суток.

В магазинах формата гипермаркета инвентаризация проводится ежедневно с разделением товаров по группам: один день – одна группа товаров. Это позволяет не тормозить работу и без того нагруженного персонала и видеть изменения в режиме онлайн. 

Теперь давайте разберемся в каждом шаге проведения инвентаризации чуть подробнее .

Порядок проведения инвентаризации товаров

Современная инвентаризация товаров может быть не только обязанностью, но и эффективным управленческим инструментом, если использовать мобильные приложения и цифровые решения. Такой подход значительно ускоряет процесс, повышает точность и снижает нагрузку на сотрудников.

1. Подготовка

Руководитель издает приказ о проведении инвентаризации и назначает комиссию. Вместо традиционных бумажных ведомостей подготавливаются электронные документы, доступные в мобильном приложении. Это избавляет от необходимости печатать и вручную распределять описи, а также минимизирует риск потери документов.

Преимущество: вся информация доступна в цифровом виде, сотрудники сразу работают с актуальными списками товаров, а изменения сохраняются автоматически.

2. Фактический пересчет и фиксация данных

Сотрудники используют смартфоны или терминалы со встроенным сканером для считывания штрих- и QR-кодов. Каждый товар моментально фиксируется в системе, а приложение автоматически подсчитывает количество и формирует промежуточные отчеты.

Преимущество: скорость пересчета возрастает в несколько раз, исключаются ошибки при ручном вводе, а состояние товаров (например, повреждения) можно дополнительно отметить в комментариях или фотофиксацией.

3. Сравнение с учетной системой

Мобильное приложение синхронизируется с учетной системой (1С, ERP или другой). Это значит, что данные о пересчете сразу отображаются в базе, а расхождения выявляются автоматически.

Преимущество: не требуется повторный ввод данных вручную — система сама показывает недостачи, излишки или ошибки. Это экономит время бухгалтерии и исключает дублирование информации.

4. Составление актов и корректировка данных

По завершении инвентаризации приложение автоматически формирует акты и отчеты. Члены комиссии подтверждают результаты электронной подписью, а бухгалтерия получает готовые документы для корректировки учетных записей.

Преимущество: документы формируются мгновенно, ошибки исключаются, а результаты доступны руководству в режиме реального времени.

Использование мобильного приложения для инвентаризации товаров делает процесс быстрым, точным и удобным. Владельцы магазинов получают прозрачные данные о запасах, сокращают издержки на учет, а сотрудники экономят время и силы. Такой подход превращает рутинную процедуру в инструмент повышения эффективности бизнеса.

 

Инвентаризация товаров: расхождения и итоги

После фиксации фактических остатков, они сравниваются с остатками в системе учета. Все расхождения отмечаются в Ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией N ИНВ-26( утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 27.03.2000 N 26)

Из расхождений можно сделать следующие выводы:

• Если есть излишки, значит существует проблема с системой приема и учета поступившего товара;
• Недостачи также появляются из-за ошибок учета или , чаще , воровства;
• При выявлении порченого товара можно сделать вывод о недобросовестной проверке сроков годности и состояния реализуемой продукции персоналом магазина;
• Пересортица появляется , когда на кассах один товар продаётся под маркировкой другого из-за ошибки кассира. Такое случается довольно часто с фруктами или , к примеру , мороженым, за счет похожего названия. Например; “Мороженое Коровкино Фисташковое” и “Мороженое Коровкино Фисташковое в глазури”

Суммы ущерба разносятся в ведомости по каждой из причин расхождений и начинается подсчет убытков , понесенных по вине материально ответственных лиц ;грузчики, продавцы, товароведы или директор.

Ведение каталога и автоматизация складского учета при инвентаризации товаров

Ведение каталога товаров

Для того чтобы инвентаризация товаров была точной и удобной, необходимо грамотно вести каталог. Каталог товаров — это упорядоченный список всей продукции, где каждая позиция имеет свои характеристики: наименование, артикул, уникальный штрих- или QR-код, единицу измерения, закупочную и розничную цену, дату поступления и срок годности, а также место хранения.

Наличие систематизированного каталога позволяет быстро сверять данные при проведении инвентаризации товаров, находить нужные позиции, исключать дублирующиеся записи и контролировать ассортимент. В отличие от бумажного учета, цифровой каталог обеспечивает быстрый поиск по любым параметрам и удобное обновление информации.

Преимущества электронного каталога:

• упрощает инвентаризацию товаров за счет централизованных данных;
  
  
• исключает ошибки ручного учета;
  
  
• позволяет анализировать оборачиваемость продукции;
  
  
• дает полное представление о состоянии товарных запасов.
  
  

Таким образом, каталог становится не просто инструментом учета, а основой эффективной инвентаризации и управления запасами.

Автоматизация складского учета и инвентаризации товаров

Автоматизация делает инвентаризацию товаров более быстрой и точной, избавляя от бумажных ведомостей и двойного ввода данных. Современные программы и мобильные приложения интегрируются с системами бухгалтерии и кассовым оборудованием, позволяя вести учет в реальном времени.

Основные этапы автоматизации:

1. Приемка товара — продукция сразу сканируется по штрих- или QR-кодам, и информация автоматически заносится в базу.
   
   
2. Размещение и хранение — каждый товар получает адрес хранения, что ускоряет поиск и инвентаризацию товаров.
   
   
3. Движение запасов — любое перемещение фиксируется системой: от склада в торговый зал, между точками продаж или при списании.
   
   
4. Инвентаризация товаров — мобильное приложение позволяет быстро пересчитать остатки, а система сразу показывает расхождения с учетными данными.
   
   
5. Отчеты и аналитика — формируются отчеты об остатках, оборачиваемости, потерях и товарах с низким спросом.
   
   

Преимущества автоматизированной инвентаризации товаров

• сокращение времени пересчета;
  
  
• снижение ошибок персонала;
  
  
• прозрачный учет и контроль движения запасов;
  
  
• предотвращение хищений и пересортицы;
  
  
• удобный анализ данных и планирование закупок.
  
  

Использование современных решений, таких как система QR Учет имущества, которая интегрируется с передовыми системами складского учета (в частности 1С: Управление торговлей) позволяет упростить инвентаризацию товаров и превратить её в инструмент повышения эффективности бизнеса.

Принятие мер после инвентаризации товаров

После завершения инвентаризации товаров собственник или руководитель получает полный пакет документов, подтверждающий результаты проверки: акты инвентаризации, описи и расхождения между фактическими остатками и учетными данными. Эти документы являются официальным основанием для внесения изменений в бухгалтерский учет и принятия управленческих решений.

Основные действия после инвентаризации:

1. Корректировка учета

   • недостачи списываются в соответствии с законодательством и внутренними правилами компании;

   • излишки товаров оприходуются и включаются в складской или бухгалтерский учет.

2. Анализ причин расхождений

   • выявление ошибок в учете или при приёмке;

   • определение фактов пересортицы, краж или порчи товара;

   • анализ качества работы сотрудников и соблюдения внутренних процедур.

3. Привлечение к ответственности
   Если установлены виновные лица, собственник может взыскать часть или полную сумму ущерба. Для этого составляются служебные записки, объяснительные и приказы о возмещении убытков.

4. Принятие управленческих решений
   На основании результатов инвентаризации товаров руководство может:

   • скорректировать закупочную политику;

   • пересмотреть правила хранения и учета;

   • внедрить дополнительные меры контроля (например, маркировку QR-кодами или использование мобильных приложений для учета).

5. Профилактика повторных ошибок
   Результаты проверки должны использоваться для улучшения бизнес-процессов: оптимизации складского учета, внедрения автоматизации, повышения дисциплины персонала.

Принятие мер после инвентаризации товаров не сводится лишь к фиксации расхождений. Это полноценный управленческий инструмент, который позволяет не только исправить учетные данные, но и повысить прозрачность бизнеса, минимизировать потери и сделать работу торговой точки более эффективной.

Заключение

Инвентаризация товаров – не самый сложный процесс , но очень хлопотный и трудозатратный. Из-за присутствия человеческого фактора всё равно могут возникать ошибки в учете , которые приведут к новой путанице и потере финансов, но эту проблему решает автоматизация процесса.
Чтобы избежать ненужных трат времени, сил и средств , специалисты компании ”Сан-Сити” разработали специальный модуль для инвентаризации по QR и штрих кодам который интегрируется в 1С, не меняя ее конфигурации.
Наши модули помогут автоматизировать процесс учета на всех этапах и исключить потери , связанные с ошибками и фальсификациями.