- Инвентаризация мини-бара
- Инвентаризация оборудования
- Анализ отказов оборудования с использованием Специального ПО
- Порядок проведения инвентаризации компьютеров в офисе
- Стратегии и организация работ по обслуживанию и ремонту оборудования (ТОиР)
- Инвентаризация товаров по QR кодам
- Плановая инвентаризация
- Инвентаризация при помощи ТСД
- Инвентаризация сканером
- Выборочная инвентаризация: зачем нужна и как автоматизировать
Проведение инвентаризации в гостинице
Каждая гостиница, как и любая другая организация, раз в год должна проводить инвентаризацию имущества, мы предлагаем использовать для этого программа на основе QR кодов. Внеплановая инвентаризация в гостинице может проводиться чаще, например, ради предотвращения кражи или поломки имущества в номерах и других помещениях.
В отелях часто пропадает имущество, и это стимулирует руководителей проверять номера регулярно, в идеале после каждого клиента. Кроме того, постоянно перемещаемые объекты, такие как постельное белье, халаты, тапочки и др., должны контролироваться, иначе – затеряются и превратятся в расход.
Переучёт имущества в отеле является очевидным решением, но только в том случае, когда проводится грамотно. Руководители, хоть раз сталкивающиеся с ревизией, понимают, насколько сложно достоверно отразить информацию. Невнимательность сотрудников, желание что либо скрыть или подвести реальные данные к сведениям бухгалтерского баланса, усталость, – все это негативно отражается на результатах проверки.
Помимо большого объема работы затруднение может вызвать приостановка работы отеля. Как правило, в больших организациях, возникает необходимость закрытия дверей для посетителей. Чтобы ревизия не затянулось на несколько дней, есть смысл рассмотреть возможность автоматизации.
Наша компания разработала специальный модуль “Инвентаризация по QR-кодам”, позволяющий систематизировать учет имущества, сделав его проще, доступнее и достовернее. Данный сервис позволяет исключить человеческий фактор, ускорить процесс ревизии и добиться качественных результатов, благодаря предлагаемым решениям и нашей поддержке.
Контроль имущества в гостинице: инструкция к применению
Основные задачи учета имущества – проверка расхождений между документальными и фактическими сведениями. В процессе выявляются недостачи, излишки, реальное состояние имущества.
В ходе ревизии проверяется все формы имущества во всех подразделениях. Обязательному учету подлежат следующие показатели:
- основные средства;
- комплектация номеров;
- расходные материалы и моющие средства;
- запасы сменного белья;
- форменная одежда в запасе;
- кухонные принадлежности и столовые приборы;
- продукты питания в запасе;
- маркетинговые материалы;
- имущество, не являющееся собственностью фирмы, но арендованное, хранимое либо перерабатываемое;
- денежные средства;
- финансовые обязательства: кредиторская задолженность, займы, резервы.
Мониторинг регулируется Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина от 13.06.95 №49. Учет производится в том месте, где находятся объекты, и относится на определенного человека – материально ответственное лицо. Основные средства проверяются не реже одного раза в три года, а товарно-материальные ценности как минимум перед каждой годовой отчетностью.
Первый этап – подготовительный, заключающийся в следующих действиях:
- составление приказа об осуществлении ревизии;
- определение состава комиссии;
- назначение сроков;
- уведомление МОЛ об учете и получение расписок;
- создание актов проверки на каждого ответственного.
Второй – проверка веса, качества и наличия имущества. Составление инвентаризационных описей, в которые вносятся все данные проверяемых объектов.
Следующий этап заключается в сравнении данных описи и учетных сведений. Комиссия выявляет расхождения и составляет сличительные ведомости.
Заключительный этап – подведение итогов. Изменение бухгалтерских данных и привлечение виновных сотрудников к ответственности. Для того чтобы была возможность скорректировать расхождения в бухотчете, проверку состояния имущества следует проводить до его сдачи в налоговую.
Для проведения инвентаризации в гостинице необходимы как материально-ответственные лица, так и проверяющая команда. Если комплекс небольшой, то справиться своими силами без остановки процесса работы не составит труда. Однако, с увеличением масштабов предприятия мониторинг приобретает более глобальный характер.
Особенности проведения инвентаризации в отеле
Гостиничные услуги представляют собой комплекс мер, состоящий из выделения гостю номера и его последующего обслуживания. Качественный сервис является спецификой гостиничного бизнеса и накладывает на него определенные обязательства:
- Безупречная координация работы сотрудников. В случае возникновения проблем клиент обращается к доступному для него персоналу, которые должны незамедлительно передать информацию своим коллегам. Скорость реакции является показателем уровня сервиса.
- Коммуникабельность, доброжелательность сотрудников, умение уладить конфликтные ситуации.
- Быстрое разрешение сложных вопросов. Востребованная гостиница подразумевает под собой непрерывный поток клиентов, что накладывает на нее обязательство в скорости принятия решений.
Проверка сохранности оборудования гостиницы проводится с целью получения сведений о передвижении, состоянии и остатках инвентаря, основных средств и прочего имущества. По итогам предприятие может определить, как оно справляется с работой и достоверную ли информацию предоставляют ответственные лица.
По регламенту отели должны осуществлять как плановые, так и внеплановые проверки, включенные в положение о порядке проведения инвентаризации в санатории или другом объекте размещения. В данном документе прописываются даты ревизий, список призванного к учету имущества и обязательств. У плановых проверок всегда заданы определенные сроки. Внезапные же созданы ради неожиданных проверок материально ответственного лица и наличия всех ценностей на месте. МОЛ не должны знать о внеплановых ревизиях. Их проведение может обосновываться как приказом руководства, так и контрольной комиссии.
Обязательную проверку имущества следует проводить в следующих случаях:
- при смене МОЛ;
- если предприятие планирует закрыться (в том числе на сезон);
- при реорганизации, сдачи в аренду либо продажи активов;
- по факту выявления хищения или порчи имущества;
- до составления годовой отчетности;
- после различных ЧС, катастроф.
Цели ревизии:
- Определение наличия собственных и заемных средств предприятия ради их сохранности.
- Подсчет ресурсов, использованных в процессе функционирования гостиницы.
- Выявление излишков и недостач.
- Проверка достоверности учетных документов.
- Оценка надлежащего использования имущества, соблюдения правил эксплуатации.
Во время проведения инвентаризации отеля подсчитывается количество объектов, при необходимости обмеривается и взвешивается. Если выявлены расхождения, излишки приходуются по рыночной цене на дату мониторинга, утерянные и испорченные вещи списываются на издержки производства либо на виновных лиц.
Для того чтобы списать объекты по причине износа, комиссия составляет специальный акт, который оформляется для каждого пришедшего в негодность оборудования или инвентаря. После проведения ревизии на руководителя ложится задача устранения недостатков ведения хозяйственной деятельности: хранения, использования имущества, учета запасов, — а также возмещения материальных убытков.
Все перемещения ценностей отражаются в учете. Незначительная ошибка приводит к недостоверности результатов всего документа и большой потере времени на ее исправление. Погрешности во время описи также нелегко исправлять из-за большого количества документов к проверке. Именно поэтому использование одних только сил сотрудников для проведения учета неэффективно для компании. Помимо возможной фальсификации замедляется процесс работы самого предприятия.
Порядок инвентаризации в гостинице
В гостиничном бизнесе осуществление описи имеет высокую степень значимости. Небольшие ревизии, как правило, проводятся после каждого гостя. В настоящее время в возрастающее внимание уделяется учету инвентаря и оборудования в номерах. Контроль за состоянием дает возможность вовремя его заменить либо отремонтировать, а также составить график ТО.
Чаще всего в отелях составляются карточки на каждый объект учета, в которых прописываются подробные характеристики и назначаются ответственные лица. После освобождения номера горничные осматривают комнаты на факт утери, повреждения, хищения инвентаря и предметов интерьера.
Для исполнения крупных проверок создается комиссия, в состав которой входят обычные работники, представители администрации, бухгалтерии и других отделов. Такие советы могут быть разовыми, постоянными или рабочими. Мониторинг может быть полным либо выборочным.
За десять дней до начала проверки хозяин организации издает приказ по форме №ИНВ-22, зафиксированный в Журнале учета и контроля. Порядок проведения ревизии в гостинице прикрепляется к постановлению об учетной политике.
Особое внимание уделяется постоянно перемещающимся объектам (МБП), таким как:
- лампам, светильникам;
- занавескам, шторам;
- различной технике, в том числе санитарной;
- ковров, паласов;
- мебели;
- постельному белью;
- полотенцам, халатам, тапочкам;
- оформлению номеров;
- спецодежды для сотрудников.
Специфика гостиничного бизнеса обусловлена большим потоком клиентов и постоянным перемещением некоторых объектов учета. Это создает определенные сложности в процессе мониторинга, мотивируя начальство к внедрению новых систем и технологий.
Как сделать инвентаризацию в отеле наиболее эффективной
Для того чтобы проверка номерного фонда стала более простой и плодотворной, специалисты рекомендуют внести некоторые усовершенствования в обслуживание гостиниц.
- Организация служебных помещений.
Размещение подсобных помещений на всех этажах здания позволяет хранить инвентарь, средства для приборки и личные вещи в удобной досягаемости.
- Составление карточек с описанием инвентаря.
Для быстроты учета в каждом номере должны быть распечатанные листы с характеристиками объектов. Руководству необходимо иметь представление о наличии и состоянии имущества, повреждениях и недостачах. В процессе ревизии выясняется, что требует замены, и на какой бюджет гостиница может рассчитывать. По данным обслуживающих служб десятая часть номерного фонда ежегодно требует восстановления.
- Использование электронных замков.
Подобная система защиты обеспечивает более высокий уровень безопасности, эффективное размещение гостей отеля, удобство самих клиентов и, конечно, престиж компании. Программа заключается в том, что гостю выдается электронная карта, действительная только в течение оплаченного времени пребывания в гостинице. Это сделано для того, чтобы клиент не смог попасть в свой номер без помощи персонала при возникновении сложных случаев: отсутствия или задержки оплаты каких-либо услуг отеля.
Помимо карты гостю выдается механический ключ, автоматически открывающий дверь номера. Польза такого ключа не только в удобстве использования, но и в системе безопасности. Суть в том, что электронный замок способен запоминать информацию вплоть до 5900 попыток открывания двери. Они могут работать даже тогда, когда во всем отеле отключено электроснабжение.
Все ключи могут быть объединены в единую сеть либо работать автономно. В любом случае управление осуществляется на стойке регистрации благодаря мини-терминалу, приборам, задающим код, передающим информацию и проверяющим подлинность карты. Такие ключи могут быть у всех присутствующих в гостинице: клиентов, администрации, горничных и т.д.
Вторым этапом автоматизации процесса ревизии в гостиницах является приобретение оборудования: принтеров для печати наклеек и сканеров для считывания кодов. Приобретение модуля “Инвентаризация по QR-коду” дает возможность получить квалифицированную помощь в выборе необходимой техники.
Далее все данные заносятся в систему учета, интегрированную с 1С:Бухгалтерией. В результате у руководства появляется четкое представление о том, что исправно, а что требует ремонта. Причем информация становится доступной даже в телефоне через мобильное приложение.
Внедрения QR-кодов при инвентаризации в гостинице позволяет также создавать этикетки на полотенца и постельное белье, что значительно повышает точность учета, контролирует перемещение, использование инвентаря и упрощает контроль наличия и исправность объектов учета. Польза такого приложения неоспорима: в результате исключается человеческий фактор, а значит и всевозможные ошибки. Система может работать как самостоятельное решение, или интегрироваться в экосистему программ и сервисов отеля, например SandSoft HMS.