Проведение инвентаризации большого количества объектов учета

Инвентаризация имущества довольно трудоемкое занятие, время проведения которого может затянуться на несколько дней, если проверяемое предприятие крупное с большим количеством складов и продукции. Много сил также тратится на обработку результатов ревизии, показывающей расхождение между полученными данными и сведениями бухгалтерского учета. Помимо неэффективного использования трудовых и временных ресурсов руководитель может столкнуться с проблемой фальсификации итогов мониторинга. 

Максимально качественных результатов можно достичь благодаря внедрению специальных технологий, помогающих автоматизировать процесс учета. Именно поэтому для экономии сил и времени нашей компанией был разработан сервис “Инвентаризация по QR-кодам”, помогающая сделать проверку не только быстрой, но и наиболее достоверной.

Общие положения для проведения инвентаризации в организации

Ревизией называется проверка присутствия и исправности объектов учета, таких как имущество и обязательства компании, а также сверка фактических и учетных показателей.

Цели проведения аудита:

  1. Оценка надлежащего состояния, условий хранения и использования имущества.
  2. Выявление ошибок в управлении складом.
  3. Сверка документации и реальных данных.
  4. Устранение причин недостач и излишков. 

В ходе инвентаризации проверяются следующие показатели:

  • товары,
  • сырье и материалы,
  • готовая продукция,
  • незавершенное производство,
  • изделия для перепродажи,
  • основные средства,
  • нематериальные активы,
  • наличные деньги, ценные бумаги,
  • резервы.

Проверка имущества организации может проводиться раз в год, то есть быть плановой, либо осуществляться по распоряжению начальства по конкретным причинам. Тогда она будет называться внеплановой.

Случаи для обязательной ревизии:

  1. Смена руководства.
  2. Изменение состава работников более чем на 50%.
  3. Преобразование ОПФ организации.
  4. Перепроверка фактов кражи, повреждения и незаконного использования имущества.
  5. Чрезвычайные ситуации, такие как наводнения, пожары, возникшие по непредвиденным обстоятельствам.

Инвентаризация может осуществляться по-разному в зависимости от ее объема, цели и применяемых методов.  

По своему масштабу проверка может быть полной либо частичной. Первая охватывает все ценности и осуществляется для проведения аудита и подготовки отчета за год. Вторая оценивает наличие остатков каких-либо определенных групп товаров или иных элементов ревизии.  

Цель инвентаризации классифицирует ее на плановую, внеплановую, повторную и контрольную. Повторная проводится в случае вопросов руководства к данным аудита. Контрольная назначается следом за самой проверкой ради того, чтобы удостовериться в качестве работы комиссии.

По методу проведения инвентаризация бывает сплошной, осуществляемой на всем предприятии для всех МОЛ, и выборочной, то есть для конкретных помещений и лиц. Последняя производится только на крупных складах между основными ревизиями.  

Как правило, переоценка ценностей проводится раз в год с октября по декабрь либо по всему предприятию, либо выборочно. В случае составления годовой отчетности без предварительной ревизии руководителю выставляется штраф в размере десяти тысяч рублей.

Необходимые для инвентаризации документы:

  • Приказ руководителя об этапах и процессе учета (ИНВ-22). Для крупных компаний допустимо составление нескольких приказов на разные склады.
  • Два экземпляра инвентаризационной описи (ИНВ-3), отражающей результаты проверки. Один экземпляр отправляется в бухгалтерию, а второй хранится у материально-ответственных лиц.
  • Акт отгруженных и неоплаченных ТМЦ (ИНВ-4). 
  • Акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути (ИНВ-6). 

Проведение инвентаризации на складе

Переоценка имущества на складе регламентирована Положением № 34 ФЗ от 06.12.11 и Методическими указаниями от 13.06.95 № 49. Рассмотрим порядок проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей на складе.

  1. Подготовительный этап. Включает в себя ряд действий, необходимых для нормального течения всей последующей проверки: состав ревизионной комиссии, даты проведения инвентаризации, ее причины, имущество и обязательства, подлежащие учету. Состав комиссии утверждается приказом руководителя. Количество человек должно быть не менее трех, при условии что организация небольшая. Если же компания крупная, то в состав комиссии должно входить как минимум шесть человек. При нарушении размера комиссии, результаты проверки признаются недействительными. Наличие МОЛ в ней недопустимо. 

В проверяющую команду могут входить следующие сотрудники:

  • работники бухгалтерского отдела (например, главбух);
  • администрация (директор, замдиректора);
  • сотрудники остальных отделов (председатель профсоюза, начальники отделов).

Иногда к членам комиссии присоединяются внешние аудиторы.  

  1. Инвентаризация. Оценка ценностей осуществляется ревизионной группой в полном составе в присутствии материально-ответственного лица. Если за одни сутки не получается закончить ревизию, то помещения опечатываются. От руководителя требуется обеспечение проверяющих весами, тарой для взвешивания и помощниками для передвижения тяжелых предметов. предприятие может приостановить свою работу на срок до трех дней. 
  2. Составление описи. Порядок ее составления должен быть записан во внутренних документах организации, в которых может оказаться, что их подготовкой занимается только бухгалтер. В иных случаях подготовкой бумаг занимается сама комиссия. Опись может быть составлена даже вручную. В них рабочая группа вносит проверяемую номенклатуру: название и количество. Такой документ пишется в двух экземплярах, один из которых остается у проверяемого МОЛ, а второй направляется в бухгалтерию.
  3. Сравнение результатов описи с данными бухучета. Все различия и их причины фиксируются в сличительной ведомости. Федеральная служба государственной статистики обозначила необходимость составления различных ведомостей для учета товарно-материальных ценностей (ИНВ-19) и основных средств (ИНВ-18). Также отдельные бланки создаются для собственного и заемного имущества. 
  4. Подведение итогов. Для оформления результатов могут быть разработаны бланки, объединяющие в себе данные описи и сличительной ведомости. 

Регламентом проведения инвентаризации на складе обозначены правила пересчета всех объектов и занесение результатов в систему, в которой они сличаются с учетными данными. Порядок проведения инвентаризации ТМЦ учитывает устройство организации, а именно ее складов. Некоторые помещения могут оказаться самостоятельными единицами учета, а некоторые – объединяться с другими. За такими нюансами следит руководство предприятия.

Выявление недостач и излишков учет результатов инвентаризации

Благодаря переучету ценностей руководство может своевременно увидеть, есть ли недостачи или излишки, пресечь кражи и некорректное использование имущества.

Для того чтобы инвентаризация была полной, необходимо учесть:

  • пересортицу,
  • излишки,
  • недостачи

Что касается пересортицы, то учет излишков и недостач будет производиться только при условии, что они обнаружены в один период и у одного МОЛ. Тогда они учтутся в тождественных количествах. Результаты отражаются на бухгалтерском балансе в соответствующих статьях. 

Излишки отражаются на финансовом результате компании, увеличивая доход, а недоимки в рамках естественной убыли – на издержках предприятия. В противном случае недостача взыскивается с виновных лиц либо при их отсутствии списывается на финансовый результат, увеличивая расход. Результаты инвентаризации отражаются в годовом отчете.

Для учета недостачи предприятием создается ведомость, в которой отражаются данные бухгалтерского баланса и фактическое наличие имущества. В данном документе необходимо отразить денежное выражение недостачи, размер допустимой естественной убыли, разницу между рыночной и балансовой стоимостью утраченного продукта. Ведомость подписывается членами комиссии и проверяется в бухгалтерии. 

Помимо данного документа для оформления недоимки используются следующие документы: акт о товарах, находящихся в пути, опись и сличительная ведомость. Недостача списывается в том случае, если она имеет количественное выражение, наименование товара соответствует существующему и если списание происходит в тот же календарный год, что и ревизия. 

Выявление излишков, как правило, говорит о наличии ошибок в процессе аудита либо бухгалтерского учета. В последнем случае может быть двойное отражение списания или незафиксированное поступление товара. При установлении причины излишков ошибку устраняют в обычном порядке. Если же основание не установлено, стоимость имущества включается в прочие доходы на дату проведения инвентаризации. 

Порядок проведения инвентаризации основных средств

Плановая проверка ОС осуществляется раз в три года перед оформлением годовой отчетности. Внеплановая ревизия проводится в случаях смены МОЛ, хищения, ЧС либо по приказу руководителя. Инвентаризация основных средств регулируется Положением 3 Методических указаний, в котором установлено, какие показатели должны быть проверены до начала основной компании:

  • инвентарные карточки учета ОС,
  • технические документы, в том числе паспорта на имущество,
  • документы на арендованные или сданные в аренду ОС.

Описи для проведения инвентаризации распечатываются как для собственных, так и заемных средств. Заполняются поля с наименованием, функциями и техническими характеристиками имущества. При проверке недвижимости производится осмотр документов, подтверждающих право собственности. Если в ходе ревизии обнаружатся показатели, неучтенные в документах либо с ошибками, то в описи они записываются корректно. Дополнительно составляются соответствующие акты о невыявленных объектах. Основные средства, не пригодные к использованию по причине износа или порчи, вносятся в отдельную опись. 

Порядок инвентаризации ОС:

  1. Создание полной описи всех наименований, в том числе неучтенных в бухгалтерском балансе.
  2. Составление акта по невключенным объектам и внесение их рыночной стоимости в бланки.
  3. В случае смены назначения имущества, новые данные вносятся в опись. Как правило, это происходит при преобразовании предприятия, его расширении или реконструкции.
  4. Отражение изменений при проведении капитальных работ: корректировка балансовой стоимости имущества. 

Объекты, находящиеся в ремонте, вносятся в отдельный бланк ИНВ-10. Комиссия оценивает расход денежных средств на ремонт, использующийся в дальнейшем для анализа резервов предприятия. В акте указывается также, насколько имущество готово к эксплуатации. 

Как наиболее эффективно провести инвентаризацию на складе

На результат ревизии большое влияние оказывает способ подсчета имущества: ручной или автоматизированный. Ручной метод выгоден компании низкой стоимостью, в остальном же он несет убытки: во времени, ресурсах и большей вероятности совершения ошибок. Автоматизация подразумевает использование штрих-кодов и сканеров. Дает преимущество в скорости и безошибочности проведения учета.      

Инвентаризация ручным методом применяется для небольших складов, характеризующихся малой и средней площадью и объемом ценностей. Во время проверки, как правило, приходится останавливать работу склада и привлекать практически всех сотрудников. Часты случаи ошибок и фальсификаций. Для крупных складов, имеющих большую площадь и вмещающих порядочное количество объектов, применяется специальное оборудование. При этом работа склада не останавливается, сотрудники остаются при своих делах, а доступ к данным ограничен, что защищает результаты проверки.

Превосходство инвентаризации со штрих-кодами:

  • 1) Отсутствие необходимости останавливать работу склада.
  • 2) Сокращение времени проверки в два раза.
  • 3) Снижение уровня ошибок до минимума в результате отсутствия “человеческого фактора”.
  • 4) Обеспечение непредвзятого, правдивого и полного аудита.

Помимо оборудования для автоматизированной инвентаризации необходимо наличие качественного программного обеспечения. Эффективным решением в данном случае может стать модуль «Инвентаризация по штрих-кодам», являющийся расширением для большинства типовых конфигураций 1С, в которых ведется учет имущества.

Если говорить о подготовке материальных ценностей к инвентаризации, то первым шагом в этом деле будет печать наклеек со штрих-кодами на объекты учета. Не исключено, что некоторые объекты будут уже закодированы, так как большинство производителей наносят коды самостоятельно. 

Затем необходимо занести информацию в систему учета. Во время инвентаризации маркировки считываются специальными сканерами (терминалами сбора данных – ТДС), синхронизирующими данные с конфигурациями 1С.

Важной особенностью программного модуля «Инвентаризация по штрих-кодам»  является возможность учитывать и проверять наличие любого имущества: основных средств, товаров, материалов, инвентаря, инструментов, спецодежды и прочего. Также наша система позволяет инвентаризировать в разрезе подразделения компании, материально-ответственного лица (МОЛа), места хранения и по всему предприятию в целом. Система формирует соответствующие отчеты, сведенные в инвентарную опись. Есть функция разделения имущества, которое находится на балансовом счету и того, что учитывается за балансом предприятия.

Мы можем показать Вам как работает модуль “Инвентаризация по штрих-кодам”. Напишите нам сообщение.

Обычно мы отвечает в течение рабочего дня, если вы хотите ответ быстрее – позвоните нам, телефон на странице Контакты.

Мы можем показать Вам как работает модуль “Инвентаризация по штрих-кодам”. Напишите нам сообщение.

Обычно мы отвечает в течение рабочего дня, если вы хотите ответ быстрее – позвоните нам, телефон на странице Контакты

    Нажимая на кнопку "Отправить" вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности персональных данных. Если вы не согласны - не нажимайте.

    Форма заявки

    Мы очень рады, что вы решили связаться с нами. Пожалуйста, заполните форму и мы обязательно перезвоним. Обычно мы перезваниваем в течение одного рабочего дня.

      Нажимая на кнопку "Отправить" вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности персональных данных. Если вы не согласны - не нажимайте.

      X
      Отправить заявку