Кейс: QR Учет инженерного оборудования гостиницы

Кейс: QR Учет инженерного оборудования гостиницы для городской гостиницы 300+ номеров

Профиль клиента и исходная ситуация

Городской отель на 300+ номеров под управлением крупной гостиничной сети эксплуатирует широкий набор инженерных и технологических систем: лифтовое хозяйство, климатическое оборудование, системы пожаротушения, видеонаблюдение, кухонное оборудование, оборудование бассейна и саун, а также имущество в номерах. Основными пользователями выступают главный инженер, инженерная служба и ремонтная бригада, а также диспетчерская ремонтной службы.

До внедрения единого решения данные об оборудовании были распределены между разными источниками: таблицы, бумажные паспорта, файлы на общих дисках, переписка в мессенджерах, отдельные журналы ремонтов. Это приводило к типовым рискам: потере технической документации, сложностям с поиском скрытых объектов и точек монтажа, задержкам в аварийных ремонтах, отсутствию единой истории работ, несогласованному планированию обслуживания и неуправляемым закупкам расходных материалов и запчастей.

Цель проекта — создать системный контур управления инженерными активами и работами: от достоверного реестра оборудования до диспетчеризации заявок и планирования обслуживания в одном цифровом пространстве.

Задачи проекта

Проект «QR Учет имущества» был внедрён как корпоративная версия на сервере заказчика и стал основой двух ключевых контуров: информационной базы главного инженера и диспетчерской ремонтной службы.

Ключевые задачи внедрения:

• сформировать полный реестр инженерного и технологического оборудования с привязкой к точному месту установки, включая скрытые объекты;
• обеспечить хранение технических характеристик, паспортов, инструкций, схем, актов, гарантийных обязательств и данных поставщиков;
• вести каталог необходимых запасных частей и расходных материалов с привязкой к конкретным единицам оборудования;
• собирать историю аварийных ремонтов и выполненных работ, включая причины, действия, сроки, исполнителей и использованные материалы;
• организовать планирование и контроль плановых работ по обслуживанию;
• обеспечить работу сотрудников на мобильных телефонах Android и iOS через Wi-Fi сеть отеля и мобильный интернет.

Решение: два контура в одной системе

Информационная база главного инженера стала центральным справочником по всем инженерным активам отеля. Для каждой единицы оборудования фиксируются характеристики, даты ввода в эксплуатацию, поставщик и условия гарантии, прикрепляются документы и схемы, указывается точка монтажа и зона ответственности. Для объектов, расположенных скрыто (например, узлы в техпомещениях, за потолками, в шахтах, сервисных нишах), в карточке хранится уточняющая информация по расположению, что сокращает время поиска при работах.

Диспетчерская ремонтной службы закрывает операционные процессы: обработку заявок, назначение исполнителей, контроль статусов, фиксацию выполненных работ и планирование обслуживания. Это объединяет коммуникацию, контроль и отчётность, снижая зависимость от «ручного» управления через звонки и мессенджеры.

Как организована работа на объекте (QR-подход)

На оборудовании и в ключевых точках размещаются QR-метки. Сотрудник инженерной службы сканирует метку смартфоном и сразу попадает в карточку объекта: видит характеристики, документы, историю работ, а также может создать заявку или отметку о выполнении обслуживания. Это особенно важно при авариях, когда критично не тратить время на поиски документации и уточнение модели/модификации.

Чтобы процесс был предсказуемым и контролируемым, в системе внедрены стандартизированные сценарии: регистрация актива → привязка к месту установки → загрузка документации → настройка плановых работ → фиксация факта выполнения → накопление истории и аналитики.

Какие данные ведутся по оборудованию

В рамках проекта сформированы типовые профили оборудования по группам: лифтовое хозяйство, климат, пожаротушение, видеонаблюдение, кухня, бассейн и сауны, номерной фонд. Для каждой единицы фиксируются ключевые параметры: серийные номера, состав узлов, мощности/производительность, даты ввода и обслуживания, поставщик, гарантия, а также документы и схемы. Отдельный акцент сделан на запасных частях и расходных материалах: каждая позиция увязывается с конкретным оборудованием и типом работ, что упрощает планирование закупок и подготовку к регламентным работам.

Процесс ремонта и обслуживания: от заявки до результата

Диспетчерская ремонтной службы использует единый поток заявок: заявка создаётся инженером (или диспетчером) из карточки объекта или по месту возникновения проблемы. Далее назначается исполнитель, фиксируются этапы работ, прикладываются фото/комментарии, отмечаются использованные запчасти и расходники. По завершении формируется запись в истории объекта, что обеспечивает накопление знаний и прозрачность.

В рамках планового обслуживания система поддерживает календарь и задания по регламентам: работы распределяются по периодичности, ответственным и зонам. Это снижает вероятность пропусков и помогает управлять загрузкой инженерной службы.

Технологии и инфраструктура

Решение развернуто как корпоративная версия системы QR Инвентаризация на сервере заказчика, что соответствует требованиям сетевого отеля к контролю данных. Мобильное приложение QR Учет имущества используется на Android и iOS и работает через Wi-Fi сеть отеля и мобильный интернет, обеспечивая доступ к карточкам оборудования и заявкам непосредственно на объекте, включая технические зоны и удалённые участки инфраструктуры.

Результаты для инженерной службы и управления отеля

После внедрения сформирована единая «информационная база главного инженера», где собрана информация по всему инженерному оборудованию, его характеристикам, документам и гарантийным обязательствам. Операционный контур диспетчеризации ремонтов обеспечил управляемость заявок и прозрачность истории работ. Дополнительно заказчик получил основу для стандартизации обслуживания по регламентам и для планирования запасных частей.

Практический эффект выражается в сокращении времени реакции на аварии, снижении потерь информации, ускорении поиска документации и точек монтажа (включая скрытые объекты), а также в повышении дисциплины плановых работ. Для сети управления отелем критично и то, что процессы становятся воспроизводимыми: стандарты работы инженерной службы легче поддерживать при смене персонала и при проверках.

Почему это важно именно для «QR Учет инженерного оборудования гостиницы»

Кейс показывает, что QR Учет инженерного оборудования гостиницы — это не только маркировка объектов, а полноценная система управления инженерными активами и работами: единый реестр, техническая база, диспетчеризация ремонтов и планирование обслуживания в одном решении, доступном сотрудникам в мобильном формате на объекте.